Điều 7. Trình tự, thủ tục khen thưởng đối với phạm nhân, tổ, đội phạm nhân; công bố quyết định khen thưởng
1. Căn cứ kết quả chấp hành án phạt tù, thành tích trong lao động, học tập hoặc việc lập công của phạm nhân; thành tích trong lao động, học tập của tổ, đội phạm nhân, cán bộ phụ trách tổ, đội phạm nhân lập báo cáo đề xuất khen thưởng.
2. Đối với khen thưởng phạm nhân, cán bộ phụ trách tổ, đội phạm nhân tổ chức họp tổ, đội phạm nhân để phạm nhân được đề nghị khen thưởng báo cáo thành tích; các phạm nhân trong tổ, đội tham gia ý kiến, biểu quyết bằng hình thức giơ tay và phải được ít nhất từ trên 50% tổng số phạm nhân tham gia họp nhất trí. Biên bản họp phải ghi rõ số phạm nhân tham dự, ý kiến tham gia, kết quả biểu quyết và danh sách phạm nhân được đề nghị khen thưởng.
Trường hợp ở phân trại tạm giam không bố trí được tổ, đội phạm nhân mà có phạm nhân đủ điều kiện được đề nghị khen thưởng thì cán bộ phụ trách phạm nhân đó lập danh sách đề nghị khen thưởng trình Giám thị trại tạm giam báo cáo Hội đồng, xét, quyết định.
Trường hợp phạm nhân không biết chữ, khuyết tật, già yếu, là người nước ngoài không biết tiếng Việt hoặc vì lý do khách quan khác không tự viết được báo cáo thành tích thì được nhờ người khác viết hộ; người viết hộ phải đọc lại cho phạm nhân nghe, phạm nhân ký tên hoặc điểm chỉ, cán bộ phụ trách tổ, đội xác nhận.
3. Đối với khen thưởng tổ, đội phạm nhân, cán bộ phụ trách tổ, đội phạm nhân tổ chức họp tổ, đội để đánh giá thành tích, thống nhất đề nghị khen thưởng. Biên bản họp phải ghi rõ thành tích của tổ, đội, số phạm nhân tham dự, ý kiến tham gia và kết quả biểu quyết.
4. Sau cuộc họp tổ, đội, cán bộ phụ trách tổ, đội phạm nhân hoàn thiện hồ sơ đề nghị khen thưởng gửi Tiểu ban. Hồ sơ gồm báo cáo thành tích, biên bản họp tổ, đội, danh sách đề nghị khen thưởng và tài liệu chứng minh thành tích (nếu có).
5. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Tiểu ban họp xét, đối chiếu điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức khen thưởng; lập biên bản họp, báo cáo đề xuất, danh sách phạm nhân, tổ, đội phạm nhân đủ điều kiện đề nghị khen thưởng gửi Hội đồng.
6. Hội đồng họp xét trên cơ sở hồ sơ do Tiểu ban đề nghị. Khi xét đến phân trại, đơn vị hoặc tổ, đội phạm nhân nào thì đại diện Tiểu ban hoặc cán bộ phụ trách có trách nhiệm báo cáo, giải trình các nội dung thành viên Hội đồng yêu cầu làm rõ. Kết quả họp Hội đồng phải được lập thành biên bản.
7. Căn cứ kết quả họp Hội đồng, Giám thị trại giam, Giám thị trại tạm giam thuộc Bộ Công an hoặc Thủ trưởng Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh xem xét, quyết định khen thưởng theo thẩm quyền quy định tại khoản 3 Điều 39 Luật Thi hành án hình sự.
Quyết định khen thưởng phải được lập bằng văn bản, công bố trước phạm nhân, tổ, đội phạm nhân biết, lưu vào hồ sơ phạm nhân, hồ sơ khen thưởng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu thi hành án hình sự theo quy định.
8. Công bố quyết định và thi hành quyết định khen thưởng phạm nhân, tổ, đội phạm nhân:
a) Đối với khen thưởng vào dịp sơ kết phong trào thi đua chấp hành án phạt tù 06 tháng đầu năm thì tổ chức công bố vào dịp sơ kết; khen thưởng tổng kết năm thì tổ chức công bố vào dịp tổng kết;
b) Đối với khen thưởng trong hội thi, hội thao, hội diễn hoặc lập công, thì tổ chức công bố công khai quyết định trong cơ sở giam giữ phạm nhân; trường hợp vì yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước thì cán bộ phụ trách tổ, đội phạm nhân thông báo riêng cho phạm nhân được khen thưởng;
c) Đối với thưởng hiện vật thì trao trực tiếp cho tổ, đội phạm nhân; đối với thưởng tiền thì trao tượng trưng;
d) Trường hợp phạm nhân lập công do có hành động giúp cơ quan có thẩm quyền trong phát hiện, truy bắt, đấu tranh, xử lý tội phạm thì việc công bố quyết định khen thưởng phạm nhân do Giám thị trại giam, Giám thị trại tạm giam quyết định bảo đảm không làm ảnh hưởng đến quá trình chấp hành án của phạm nhân.
9. Trường hợp trong thời gian xét khen thưởng mà phát hiện phạm nhân được đề nghị khen thưởng có hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc có căn cứ xác định báo cáo thành tích không trung thực thì dừng việc xét khen thưởng đối với phạm nhân đó. Trường hợp tổ, đội phạm nhân có phạm nhân vi phạm thì Hội đồng xem xét tính chất, mức độ ảnh hưởng của hành vi vi phạm đối với thành tích chung của tổ, đội để quyết định việc tiếp tục hoặc dừng đề nghị khen thưởng.
10. Trường hợp phát hiện quyết định khen thưởng đã ban hành không đúng quy định hoặc phạm nhân gian dối trong báo cáo thành tích thì người có thẩm quyền đã ban hành quyết định khen thưởng xem xét, hủy bỏ quyết định khen thưởng; trường hợp có dấu hiệu vi phạm thì xử lý theo quy định của pháp luật.