Điều 16. Thủ tục, thời hạn và hồ sơ thanh toán kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho các cá nhân, tổ chức được huy động để thực hiện nhiệm vụ đột xuất phòng thủ dân sự
1. Trưởng Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự các cấp có thẩm quyền ban hành lệnh điều động nguồn lực cho hoạt động phòng thủ dân sự bằng văn bản dưới hình thức “Quyết định huy động”. Trong trường hợp khẩn cấp, người có thẩm quyền có thể ra lệnh bằng hình thức thích hợp nhưng phải hoàn thiện các văn bản trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày ra lệnh (bao gồm: Quyết định huy động và hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận sử dụng phương tiện trong trường hợp huy động phương tiện tham gia hoạt động phòng thủ dân sự). Trường hợp bất khả kháng, thời gian này có thể kéo dài nhưng không quá 10 (mười) ngày.
2. Trong vòng 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày kết thúc nhiệm vụ phòng thủ dân sự, các cá nhân, tổ chức trực tiếp tham gia hoặc có nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, trang bị, phương tiện được huy động có trách nhiệm tổng hợp chi phí gửi Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự cấp có thẩm quyền huy động.
3. Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự các cấp có trách nhiệm hướng dẫn các cá nhân, tổ chức tổng hợp chi phí theo quy định tại Thông tư này; thẩm định hồ sơ thanh toán của các cá nhân, tổ chức; thực hiện chi trả các chi phí có liên quan cho các cá nhân, tổ chức trực tiếp tham gia hoặc có nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, trang bị, phương tiện được huy động trong vòng 30 (ba mươi) ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đủ điều kiện thanh toán.
4. Hồ sơ thanh toán:
a) Đối với chi phí nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, trang bị: Hồ sơ thanh toán gồm: (i) Quyết định huy động của cấp có thẩm quyền; (ii) Bảng kê xác định số lượng, khối lượng, chủng loại, giá trị có xác nhận của Trưởng Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự cấp có thẩm quyền huy động.
b) Đối với chi phí tiền ăn thêm, bồi dưỡng cho các lực lượng tham gia phòng thủ dân sự: Hồ sơ thanh toán gồm: (i) Quyết định huy động của cấp có thẩm quyền; (ii) Bảng kê xác định số lượng người tham gia và thời gian thực tế làm nhiệm vụ có xác nhận của Trưởng Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự cấp có thẩm quyền huy động.
c) Đối với chi phí cấp cứu người bị nạn, đảm bảo y tế cho các lực lượng tham gia nhiệm vụ đột xuất phòng thủ dân sự: Hồ sơ thanh toán gồm: (i) Quyết định huy động của cấp có thẩm quyền; (ii) Bảng kê xác định số lượng người được trợ giúp về y tế, chi phí các dịch vụ y tế, chi phí hỗ trợ người bị nạn và người tham gia nhiệm vụ đột xuất phòng thủ dân sự nếu bị tai nạn có xác nhận của Trưởng Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự cấp có thẩm quyền huy động; (iii) Hóa đơn, chứng từ thanh toán dịch vụ y tế và hóa đơn, chứng từ thanh toán chi mua vật dụng cá nhân và thuê phòng nghỉ cho người bị nạn.
d) Đối với chi phí thuê, sửa chữa, đền bù phương tiện: Hồ sơ thanh toán gồm: (i) Quyết định huy động của cấp có thẩm quyền; (ii) Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận sử dụng phương tiện; (iii) Bảng kê xác định chủng loại, số lượng và thời gian sử dụng phương tiện có xác nhận của Trưởng Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự cấp có thẩm quyền huy động; (iv) Biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng của phương tiện và hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí sửa chữa phương tiện hoặc biên bản xác nhận mất phương tiện; (v) Hóa đơn, chứng từ thanh toán các chi phí phát sinh liên quan đến việc huy động phương tiện (nếu có).
5. Việc thanh toán, chi trả các khoản chi cho hoạt động phòng thủ dân sự quy định tại Thông tư này thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thanh toán, chi trả qua Kho bạc Nhà nước thực hiện theo quy định tại Nghị định số 347/2025/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước.
6. Trường hợp cần thiết phải thanh toán ngay các chi phí cho các tổ chức, cá nhân trực tiếp tham gia nhiệm vụ đột xuất phòng thủ dân sự khi chưa hoàn tất hồ sơ thanh toán, căn cứ dự toán ngân sách nhà nước được giao, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ thường trực phòng thủ dân sự đề nghị cơ quan Kho bạc nhà nước nơi giao dịch thực hiện tạm ứng kinh phí để thực hiện.