Điều 9. Đăng ký, thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số
1. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trên Hệ thống
Công an đơn vị, địa phương được cấp tài khoản truy cập Hệ thống (mỗi đơn vị được cấp 01 tài khoản) dùng để đăng ký nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ số.
2. Cấu trúc của hồ sơ nộp
a) Trường hợp đơn vị đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong Hệ thống thì thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số;
b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Điều 17 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV.
3. Cấu trúc của tài liệu nộp
a) Trường hợp đơn vị chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và Hệ thống có tính năng tìm kiếm thông bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp hồ sơ, tài liệu;
b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Điều 17 Thông tư số 05/2025/TT-BNV.
4. Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử.
Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ số hiện hành. Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ số hiện hành.
Trước 31/12 hằng năm, lưu trữ số hiện hành tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ số lịch sử. Lưu trữ số hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ số lịch sử do Văn phòng Bộ quản lý. Lưu trữ số hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ số lịch sử của Công an cấp tỉnh.
5. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương quy định quy trình thu, nộp hồ sơ, tài liệu số vào kho lưu trữ số hiện hành, kho lưu trữ số lịch sử bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và phù hợp với thực tế Hệ thống của đơn vị mình.