Điều 10. Xác nhận nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trên Hệ thống
1. Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử tiếp nhận đăng ký hồ sơ đề nghị nộp (văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận) của đơn vị nộp, thực hiện các công việc sau:
a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống;
b) Có ý kiến bằng văn bản về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (nếu có);
c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống và có lý do cụ thể.
2. Đồng ý thu hồ sơ, tài liệu
Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử thống nhất với đơn vị nộp về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.
3. Từ chối thu hồ sơ, tài liệu
Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu nếu hồ sơ, tài liệu thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ;
b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ;
c) Tổng dung lượng hồ sơ, tài liệu dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của Hệ thống. Trường hợp này, lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến đơn vị nộp.