Điều 12. Hạch toán khi phát hiện thừa, thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại
1. Trường hợp phát hiện thừa TSCĐ
Mọi trường hợp phát hiện thừa TSCĐ đều phải truy tìm nguyên nhân. Căn cứ Biên bản kiểm kê TSCĐ và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán kịp thời, chính xác theo từng nguyên nhân cụ thể.
a) Tại đơn vị NHNN
(i) Nếu TSCĐ phát hiện thừa do trước đây đơn vị NHNN chưa hạch toán nhập TSCĐ, Kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để hạch toán theo quy định tại Điều 9, Điều 10 Thông tư này. Đồng thời, căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao, đơn vị NHNN xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính, trích bổ sung khấu hao TSCĐ.
(ii) Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của đơn vị khác quản lý thì phải báo ngay cho chủ sở hữu tài sản đó biết và chuyển trả TSCĐ đó. Việc chuyển trả TSCĐ phải có Biên bản giao nhận TSCĐ, có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị NHNN.
(iii) Nếu TSCĐ phát hiện thừa không xác định được chủ sở hữu tài sản, đơn vị NHNN phải có văn bản báo cáo về NHNN (Vụ Tài chính- Kế toán) để xử lý.
(iv) Trong thời gian chờ xử lý TSCĐ phát hiện thừa, căn cứ vào tài liệu kiểm kê, lập Phiếu hạch toán Nợ tài khoản ngoại bảng để theo dõi TSCĐ với giá trị quy ước trong hạch toán tài sản khác giữ hộ là 1 đồng (đ)/TSCĐ:
Nợ TK 00900199- Tài sản khác giữ hộ
(tài khoản chi tiết: TSCĐ chưa xác định được chủ sở hữu tài sản/ theo chủ sở hữu chưa đến nhận)
b) Tại Vụ Tài chính
- Kế toán Căn cứ vào từng trường hợp thừa TSCĐ không xác định được chủ sở hữu tài sản tại đơn vị, Vụ Tài chính- Kế toán sẽ có hướng dẫn xử lý cụ thể.
2. Trường hợp phát hiện thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại
Khi phát hiện thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại, đơn vị NHNN phải xác định rõ nguyên nhân, truy cứu người có trách nhiệm (nếu có) và xử lý theo quy định hiện hành và hạch toán:
a) Ghi giảm TSCĐ
(i) Trường hợp TSCĐ chưa hết khấu hao Căn cứ vào Biên bản xử lý thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại và hồ sơ TSCĐ, hạch toán giảm TSCĐ:
Nợ TK 315004- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 30400501- Hao mòn TSCĐ hữu hình Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ
Và/ hoặc Nợ TK 30400502- Hao mòn TSCĐ vô hình Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ
Có TK 304001- TSCĐ hữu hình Nguyên giá TSCĐ
Và/ hoặc Có TK 304002- TSCĐ vô hình Nguyên giá TSCĐ
(ii) Trường hợp TSCĐ đã hết khấu hao
Căn cứ vào Biên bản xử lý thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại và hồ sơ TSCĐ, hạch toán giảm TSCĐ:
Nợ TK 30400501- Hao mòn TSCĐ hữu hình Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ
Và/ hoặc Nợ TK 30400502- Hao mòn TSCĐ vô hình Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ
Có TK 304001- TSCĐ hữu hình Nguyên giá TSCĐ
Và/ hoặc Có TK 304002- TSCĐ vô hình Nguyên giá TSCĐ
Hội đồng xử lý thiếu, mất TSCĐ hoặc TSCĐ bị hủy hoại xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm và xác định số tiền phải bồi thường trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành về chế độ tài chính của NHNN. Trường hợp khoản bồi thường của người gây ra và tiền đền bù của đơn vị bảo hiểm không đủ bù đắp thì đơn vị NHNN xử lý theo quy định hiện hành của Nhà nước và NHNN về xử lý tổn thất tài sản.
b) Khi có Quyết định xác định trách nhiệm bồi thường và số tiền phải bồi thường và quyết định xử lý tổn thất (nếu có), hạch toán:
Nợ TK 314999- Các khoản phải thu khách hàng khác
(tài khoản chi tiết đơn vị bảo hiểm TSCĐ) Số tiền bảo hiểm phải chi trả (nếu có)
Nợ TK 315005- Các khoản phải bồi thường của cán bộ, nhân viên
(tài khoản chi tiết theo từng cán bộ, nhân viên bồi thường) Số tiền cán bộ, nhân viên phải bồi thường
Nợ TK 502002- Quỹ dự phòng tài chính Số tổn thất còn lại (nếu thiếu)
Có TK 315004- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý Giá trị còn lại
c) Hạch toán số tiền thu phế liệu (nếu có), chi phí liên quan đến xử lý TSCĐ bị hủy hoại
Nợ TK thích hợp (10100201, 102001,…) Số tiền thu được
Nợ TK Chi phí thích hợp (trong trường hợp TSCĐ bị hủy hoại) Số chi phí liên quan đến xử lý TSCĐ bị hủy hoại
Có TK thích hợp (10100201, 102001,…) Số tiền chi ra
Có TK 799999- Thu khác Số tiền thu được
d) Hạch toán số tiền thu hồi được từ các khoản bồi thường của cán bộ, nhân viên và đơn vị bảo hiểm:
Nợ TK thích hợp (10100201, 102001,…)
Có TK 314999- Các khoản phải thu khách hàng khác
(tài khoản chi tiết đơn vị bảo hiểm TSCĐ)
Có TK 315005- Các khoản phải bồi thường của cán bộ, nhân viên
(tài khoản chi tiết theo từng cán bộ, nhân viên bồi thường)