Điều 27. Bảo quản, bàn giao chìa khoá, hộp đựng chìa khóa dự phòng
1. Chìa khoá dự phòng cánh cửa kho tiền:
a) Chìa khoá dự phòng và các mã số quy định tại khoản 1 Điều 26 nêu trên của cửa kho tiền do từng thành viên trong Ban Quản lý kho tiền bỏ chung vào trong một hộp sắt kèm theo bảng kê ghi rõ ràng, chính xác số lượng, số hiệu của từng chìa khoá, ngày, tháng, năm và ký tên có sự chứng kiến của các thành viên Ban Quản lý kho.
b) Hộp đựng chìa khoá dự phòng phải được khoá và niêm phong; niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng, năm; họ tên, chữ ký của những người niêm phong. Hộp đựng chìa khóa có 01 ổ khoá do thủ kho giữ chìa khoá và bảo quản trong két sắt đựng chìa khoá sử dụng hàng ngày cánh cửa kho tiền. Ban Quản lý kho lập biên bản cụ thể việc bảo quản chìa khoá dự phòng trong hộp sắt niêm phong.
c) Hộp đựng chìa khóa dự phòng cửa kho tiền của Kho bạc Nhà nước do Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước phụ trách Ban Kế toán Nhà nước bảo quản trong két sắt của mình đặt tại phòng làm việc; hộp đựng chìa khóa dự phòng cửa kho tiền Kho bạc Nhà nước khu vực do Giám đốc Kho bạc Nhà nước khu vực bảo quản trong két sắt của mình đặt tại phòng làm việc; hộp đựng chìa khóa dự phòng cửa kho tiền Kho bạc Nhà nước khu vực tại địa bàn tỉnh không đóng trụ sở chính, hộp đựng chìa khóa dự phòng cửa kho tiền các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước khu vực được gửi và bảo quản tại kho tiền của Kho bạc Nhà nước khu vực hoặc các đơn vị thuộc cùng Kho bạc Nhà nước khu vực gần nhất hoặc gửi, bảo quản tại ngân hàng trên địa bàn. Trường hợp gửi, bảo quản tại ngân hàng phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Kho bạc Nhà nước khu vực.
d) Người nhận ủy quyền, ủy quyền lại về quản lý kho tiền tự tay đặt lại mã số ổ khóa cửa kho tiền, đồng thời chọn thêm 01 mã số khác để dự phòng; ghi mã số đó lên giấy, cho vào 01 phong bì dán kín, niêm phong và gửi bảo quản tại két của Thủ trưởng đơn vị có kho tiền. Việc giao nhận phong bì đựng mã số dự phòng được thực hiện bằng văn bản có chữ ký của người giao, người nhận. Khi cần mở niêm phong lấy mã số dự phòng để sử dụng, phải có giấy đề nghị được thủ trưởng đơn vị có kho tiền chấp thuận (trừ trường hợp khẩn cấp).
2. Chìa khóa dự phòng két sắt đựng chìa khóa kho tiền, do các thành viên Ban Quản lý kho tự bảo quản tại nơi làm việc.
3. Chìa khoá dự phòng cửa gian kho (nếu có), két, tủ sắt, hòm sắt trong kho tiền, két trên xe ô tô chuyên dùng:
a) Chìa khoá dự phòng cửa gian kho, két, tủ sắt, hòm sắt trong kho tiền, két trên xe ô tô chuyên dùng do thủ kho quản lý, được bỏ vào hộp sắt, khóa và niêm phong kèm theo bảng kê ghi rõ ràng, chính xác số lượng, số hiệu của từng chìa khoá, ngày tháng năm và ký tên.
b) Hộp đựng chìa khoá dự phòng phải được khoá và niêm phong; niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng, năm, họ tên và chữ ký của người niêm phong; hộp đựng chìa khóa có 01 ổ khoá do thủ kho giữ chìa khoá và bảo quản trong két sắt cùng với chìa khoá sử dụng hàng ngày cửa kho tiền.
c) Hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng gian kho, tủ sắt, két sắt trong kho, két sắt trên xe ô tô chuyên dùng do Trưởng ban Quản lý kho tiền bảo quản trong két sắt của mình đặt tại phòng làm việc.
4. Chìa khoá dự phòng két sắt quầy giao dịch:
a) Chìa khoá dự phòng két sắt tại quầy giao dịch do công chức thu, chi tiền mặt được giao trách nhiệm quản lý két sắt được bỏ chung trong một hộp sắt, khóa và niêm phong kèm theo bảng kê ghi rõ ràng, chính xác số lượng, số hiệu của từng chìa khoá, ngày tháng năm và ký tên.
b) Hộp đựng chìa khoá dự phòng phải được khoá và niêm phong; niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng, năm; họ tên, chữ ký của những người niêm phong; hộp đựng có 01 ổ khoá do thủ quỹ giữ chìa khoá và bảo quản trong két sắt.
c) Hộp đựng chìa khóa dự phòng được gửi bảo quản trong kho tiền.
5. Sử dụng chìa khóa dự phòng
a) Hộp chìa khoá dự phòng chỉ được mở trong các trường hợp: Mất chìa khoá đang dùng hàng ngày; cần mở kho khẩn cấp nhưng không đủ thành phần tham gia mở; khi có quyết định thay đổi ổ khoá; do két đựng chìa khoá kho dùng hàng ngày bị mất, hỏng chìa, kẹt số, không thể mở để lấy được chìa khoá kho ra sử dụng; khi có thay đổi mã số; kiểm tra, kiểm kê chìa khoá dự phòng của Kho bạc Nhà nước cấp trên.
b) Khi sử dụng chìa khoá dự phòng phải có quyết định bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị có kho tiền và lập biên bản với đủ thành phần trong Ban Quản lý kho. Trường hợp khẩn cấp, khi mở hộp đựng chìa khoá dự phòng phải có 03 người chứng kiến trong đó ít nhất có 01 người là thành viên Ban Quản lý kho.