Điều 26. Lập, bảo quản và lưu trữ hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính
1. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính bao gồm toàn bộ tài liệu có liên quan đến vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được lập, quản lý và lưu trữ theo nguyên tắc sau:
a) Việc lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính phải phản ánh trung thực, đầy đủ những văn bản, tài liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; tạo căn cứ chính xác để giải quyết kịp thời, đúng pháp luật và có hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị;
b) Các văn bản, tài liệu lưu trong hồ sơ phải phản ánh đúng, đầy đủ quá trình giải quyết và diễn biến thực tế của hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính; bảo đảm giá trị pháp lý trong xử lý vụ việc;
c) Văn bản, tài liệu phải được sắp xếp, đánh bút lục trước khi chuyển giao vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị để tổ chức sử dụng, tra cứu.
2. Khi kết thúc vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính, người đứng đầu cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường quy định tại khoản 4 Điều này có trách nhiệm phân công công chức thực hiện lập hồ sơ lưu trữ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Việc lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính thực hiện theo quy định sau:
a) Hồ sơ vụ việc phải có bìa hồ sơ được thiết kế, in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về bìa hồ sơ lưu trữ và được lưu trữ theo quy định. Công chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ;
b) Các tài liệu có trong hồ sơ vụ việc phải được sắp xếp, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hoặc nhãn hồ sơ. Công chức được giao nhiệm vụ phải liệt kê, đánh bút lục và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng;
c) Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến tăng dần về số và theo thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục. Việc đánh số bút lục được thực hiện theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.
4. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được bảo quản và lưu trữ theo quy định như sau:
a) Cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường của người ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính chịu trách nhiệm lưu trữ bản chính hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính khi kết thúc vụ việc;
b) Trường hợp cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường chuyển hồ sơ vụ việc vi phạm hành chính đến Giám đốc Sở Công Thương hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì cơ quan Quản lý thị trường đề xuất xử phạt vi phạm hành chính phải lưu trữ bản sao hồ sơ vụ việc, trừ trường hợp Giám đốc Sở Công Thương hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp có yêu cầu khác.
5. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính phải được giao nhận, bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ khi hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.