Điều 13. Tiếp nhận, xử lý thông tin, tài liệu, bằng chứng và xác minh thực tế
1. Người giải quyết khiếu nại hoặc Tổ xác minh khi tiếp nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng do người khiếu nại hoặc người đại diện hợp pháp của người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cung cấp trực tiếp phải lập biên bản giao nhận.
2. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng được thu thập phải thể hiện rõ nguồn gốc. Khi thu thập bản sao, người giải quyết khiếu nại hoặc Tổ xác minh phải đối chiếu với bản chính; trường hợp không có bản chính thì ghi rõ lý do trong biên bản giao nhận tài liệu. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp. Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cá nhân cung cấp phải có chữ ký xác nhận của người cung cấp. Trường hợp tài liệu cũ nát, mất trang, chữ mờ không đọc được chính xác nội dung thì người thu thập phải mô tả rõ tình trạng của tài liệu trong biên bản giao nhận.
3. Khi cần thiết, người giải quyết khiếu nại hoặc Tổ xác minh tiến hành xác minh thực tế để thu thập, kiểm tra, xác định tính chính xác, hợp pháp, đầy đủ của các thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại. Việc xác minh thực tế phải lập thành biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần làm việc, nội dung, kết quả xác minh, ý kiến của những người tham gia xác minh và những người khác có liên quan.
4. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập hoặc tài liệu xác minh phải được quản lý và sử dụng theo đúng quy định; chỉ được cung cấp hoặc công bố khi người có thẩm quyền cho phép.