Điều 12. Làm việc trực tiếp với người bị khiếu nại, người có quyền, lợi ích và cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan
1. Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu, người giải quyết khiếu nại hoặc Tổ xác minh làm việc trực tiếp và yêu cầu cơ quan, đơn vị, người có quyền, lợi ích liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại. Trường hợp người bị khiếu nại là cán bộ, chiến sĩ thuộc quyền quản lý trực tiếp thì yêu cầu giải trình về nội dung bị khiếu nại, ý kiến đề xuất đối với việc giải quyết khiếu nại (nếu có).
2. Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần hai, người giải quyết khiếu nại hoặc Tổ xác minh làm việc trực tiếp và yêu cầu người bị khiếu nại, cơ quan, đơn vị, người có quyền, lợi ích liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại, giải trình về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại. Trường hợp không làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị có liên quan thì gửi văn bản yêu cầu giải trình, cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại.
3. Nội dung làm việc phải được lập thành biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và có chữ ký của đại diện các bên. Biên bản được lập thành ít nhất hai bản, một bản lưu hồ sơ và một bản giao cho đại diện bên tham gia làm việc (nếu có yêu cầu).