Điều 20. Thủ tục tạo lập Lệnh thanh toán
1. Đối với Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy:
a) Người lập lệnh (kế toán viên quản lý tài khoản khách hàng) thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán qua các thủ tục sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng;
- Xác định, phân loại Lệnh thanh toán để xử lý;
- Đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng;
- Nhập các dữ liệu theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình: đơn vị khởi tạo lệnh, đơn vị nhận lệnh, số tiền, tên và địa chỉ, số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh, tài khoản của người phát lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh, tên và địa chỉ, số giấy chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu của người nhận lệnh, tài khoản của người nhận lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền;
- Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký chữ ký điện tử (nội bộ) vào chứng từ điện tử;
- Ký tên chứng từ, chuyển chứng từ và dữ liệu đã nhập cho người kiểm soát lệnh.
b) Người kiểm soát lệnh (kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền):
- Căn cứ trên các chứng từ liên quan, nhập lại các yếu tố: đơn vị nhận lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, số tiền để kiểm tra dữ liệu do người lập lệnh đã nhập;
- Nếu phát hiện có sai sót, chuyển trả người lập lệnh chỉnh sửa;
- Nếu dữ liệu đúng, ký chữ ký điện tử (nội bộ) của mình vào Lệnh thanh toán, ký trên chứng từ và chuyển cho người duyệt lệnh.
c) Người duyệt lệnh (chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền; riêng đối với các thành viên là Ngân hàng Nhà nước, người duyệt lệnh là Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền):
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên màn hình;
- Nếu phát hiện sai sót, chuyển trả người lập lệnh hoặc người kiểm soát lệnh chỉnh sửa;
- Nếu dữ liệu đúng, ký chứng từ, ký chữ ký điện tử của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi.
2. Đối với Lệnh thanh toán tạo từ chứng từ điện tử:
Trường hợp đầu vào là chứng từ điện tử của hệ thống thanh toán nội bộ của các thành viên:
a) Nếu chứng từ điện tử hợp lệ nhưng chưa đầy đủ thông tin: người lập lệnh bổ sung các nội dung còn thiếu theo quy định lập Lệnh thanh toán; người kiểm soát lệnh và người duyệt lệnh kiểm tra lại các yếu tố tương tự như đối với trường hợp chứng từ giấy để bảo đảm tính chính xác và ký chữ ký điện tử của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi;
b) Tổng giám đốc/Giám đốc các đơn vị quyết định về việc cho phép chỉ cần người duyệt lệnh ký chữ ký điện tử trên Lệnh thanh toán và tự chịu trách nhiệm về quyết định này nếu các chứng từ điện tử đầu vào hợp lệ, có đầy đủ thông tin và đảm bảo các điều kiện về an ninh, an toàn và tính chính xác của dữ liệu; hoặc thực hiện theo Điểm a Khoản 2 Điều này.
3. Sau khi người duyệt lệnh đã kiểm tra và ký chữ ký điện tử, in ra giấy 02 liên: 01 liên lưu nhật ký chứng từ, 01 liên sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng.