Điều 8. Hồ sơ, chứng từ, thủ tục giao, nhận hàng
1. Đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất, giao hàng phải thực hiện đúng các quy định về xuất kho dự trữ quốc gia, cụ thể:
a) Lập hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia ghi rõ số lượng và giá trị hàng dự trữ quốc gia xuất cấp theo đơn giá đang hạch toán trên sổ sách kế toán.
b) Lập biên bản giao, nhận hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, viện trợ. Nội dung Biên bản giao, nhận hàng bao gồm các nội dung chính sau:
- Ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ của người giao, người nhận hàng;
- Đơn vị giao, đơn vị nhận hàng;
- Thời gian, địa điểm giao hàng;
- Tên hàng, số lượng, giá trị, chất lượng hàng giao, nhận;
- Hạn sử dụng (nếu có);
- Hồ sơ kèm theo (nếu có);
- Các nội dung cần thiết khác.
2. Người đại diện cho đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng phải có đủ các giấy tờ sau:
a) Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng;
b) Quyết định phân bổ hàng dự trữ quốc gia của Thủ trưởng bộ, ngành quản lý lĩnh vực hoặc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (bản sao y bản chính trong trường hợp cùng một quyết định phân bổ hàng nhưng nhận hàng ở nhiều địa điểm khác nhau).
c) Trường hợp tiếp nhận hàng dự trữ quốc gia tạm xuất để đáp ứng yêu cầu theo quy định tại khoản 4, Điều 6 của Thông tư này, các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận chưa có bản gốc quyết định phân bổ hàng của Thủ trưởng bộ, ngành, địa phương, thì chậm nhất sau 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hàng phải có trách nhiệm gửi bản gốc quyết định phân bổ hàng cho đơn vị dự trữ quốc gia đã xuất hàng để hoàn thiện hồ sơ giao, nhận hàng.