Điều 12. Nhận tài liệu mật đến
1. Các loại tài liệu mật từ bất cứ nguồn nào gửi đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn thư vào sổ đăng ký tài liệu mật đến, trường hợp sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên máy tính để theo dõi thì không được nối mạng Lan (mạng nội bộ), mạng Internet và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau tại sổ đăng ký tài liệu mật đến: Số, ký hiệu, ngày, tháng, năm; trích yếu nội dung (trừ tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật), độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên).
2. Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì.
3. Trường hợp tài liệu mật được gửi đến mà không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì hoặc tài liệu bị trao đổi, mất, hư hỏng, thì người nhận phải lập biên bản và báo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.