Điều 69. Thủ tục, hồ sơ cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và thủ trưởng đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ
1. Trình tự thực hiện
a) Cá nhân, tập thể có nhu cầu cấp lại hiện vật khen thưởng (bị hư hỏng, thất lạc vì nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn) hoặc cấp đổi hiện vật khen thưởng (bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng hoặc bị in sai bằng) thông báo, cung cấp thông tin đến đơn vị đã đề nghị khen cho cá nhân, tập thể trước đây (sau đây gọi là đơn vị tiếp nhận thông tin), kèm theo hiện vật khen thưởng bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng hoặc bị in sai bằng (trong trường hợp đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng).
b) Trường hợp đơn vị tiếp nhận thông tin đã giải thể, sáp nhập thì đơn vị tiếp nhận thông tin là đơn vị cấp trên hoặc đơn vị kế thừa nhiệm vụ của đơn vị đã sáp nhập, giải thể.
c) Đơn vị tiếp nhận thông tin xem xét, lập hồ sơ, báo cáo, đề nghị theo phân cấp đến cơ quan chuyên trách tham mưu về công tác thi đua, khen thưởng của cấp có thẩm quyền ban hành quyết định khen thưởng đối với hiện vật khen thưởng được đề nghị cấp đổi, cấp lại (sau đây gọi là cấp có thẩm quyền khen thưởng).
d) Cơ quan chuyên trách tham mưu về công tác thi đua, khen thưởng của cấp có thẩm quyền khen thưởng xem xét hồ sơ, đối chiếu với hồ sơ lưu, báo cáo, đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng xem xét, quyết định cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng.
đ) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản đề nghị đơn vị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
e) Trường hợp cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền khen của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ gửi hồ sơ đến Cục Tuyên huấn.
g) Cục Tuyên huấn tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu với hồ sơ lưu, tổng hợp, xác nhận, cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng cho cá nhân, tập thể.
2. Phương thức gửi hồ sơ đề nghị
a) Qua đường quân bưu;
b) Trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của Bộ Quốc phòng.
3. Thời hạn
a) Thời hạn các cơ quan, đơn vị thực hiện thủ tục cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền khen của cấp trực thuộc Bộ Quốc phòng là 15 ngày làm việc; bộ chỉ huy quân sự cấp tỉnh, sư đoàn, lữ đoàn, trung đoàn và tương đương là 10 ngày làm việc tính từ ngày cơ quan tiếp nhận thông tin nhận được đầy đủ các thông tin, tài liệu liên quan để lập hồ sơ đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng.
b) Thời hạn thực hiện thủ tục cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền khen của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng là 35 ngày làm việc. Cụ thể như sau:
Thời gian đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ hoàn thiện hồ sơ, đề nghị cấp đổi, cấp lại là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan để xem xét, lập hồ sơ đề nghị;
Thời gian Cục Tuyên huấn rà soát, đối chiếu với hồ sơ lưu, xác nhận, cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng cho cá nhân, tập thể là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ.
Thời gian để cơ quan, đơn vị cơ sở thực hiện việc cấp phát hiện vật được cấp đổi, cấp lại cho cá nhân, tập thể là 10 ngày làm việc kể từ ngày Cục Tuyên huấn thông báo, bàn giao hiện vật khen thưởng được cấp đổi, cấp lại cho đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ.
4. Hồ sơ đề nghị có 01 bộ, gồm:
a) Văn bản đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng (Mẫu số 2.1 và 2.2 Phụ lục II kèm theo Thông tư này);
b) Công văn đề nghị cấp đổi, cấp lại của thủ trưởng đơn vị;
c) Danh sách đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng (Mẫu số 2.3 Phụ lục II kèm theo Thông tư này).
5. Hiện vật cấp đổi, cấp lại
a) Hiện vật khen thưởng cấp đổi, cấp lại thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng do Cục Tuyên huấn chịu trách nhiệm cấp đổi, cấp lại, mua sắm, in ấn theo mẫu quy định. Mẫu bằng cấp đổi, cấp lại in theo thiết kế tại thời điểm cá nhân, tập thể được khen thưởng, trong đó phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm khen thưởng; phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm” và ghi “chứng nhận cấp đổi (cấp lại) bằng số, ngày, tháng, năm” của Bộ Quốc phòng.
b) Hiện vật khen thưởng cấp đổi, cấp lại thuộc thẩm quyền của thủ trưởng đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc Bộ Quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ do cơ quan tham mưu thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định. Mẫu bằng cấp đổi, cấp lại in theo thiết kế tại thời điểm cá nhân, tập thể được khen thưởng, trong đó phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm khen thưởng; phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm” và ghi “chứng nhận cấp đổi (cấp lại) bằng số, ngày, tháng, năm” của đơn vị.
6. Cục Tuyên huấn, cơ quan tham mưu thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị có trách nhiệm thanh lý hoặc xử lý, tiêu hủy hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi, cấp lại theo quy định.