Điều 8. Cách thức khoá Sổ và lưu trữ Sổ đăng ký nuôi con nuôi
1. Năm đăng ký nuôi con nuôi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Khi hết năm đăng ký phải thực hiện thống kê tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký trong năm. Trường hợp Sổ được sử dụng tiếp cho năm sau, thì khi sử dụng hết Sổ cũng phải thống kê tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký trong năm đó.
Sau khi tổng hợp số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người thực hiện phải ghi vào 01 trang trống liền kề trong Sổ tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký; đại diện cơ quan đăng ký nuôi con nuôi ký xác nhận và đóng dấu.
2. Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý Nhà nước.
Việc đăng ký nuôi con nuôi tại Uỷ ban nhân dân cấp xã phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), 01 quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký nuôi con nuôi, 01 quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Việc đăng ký nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), 01 quyển lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, nơi đăng ký nuôi con nuôi, 01 quyển chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao.
Đối với việc đăng ký nuôi con nuôi tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thì Sở Tư pháp chỉ thực hiện đăng ký vào 01 quyển và lưu tại Sở Tư pháp.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã, Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ đăng ký nuôi con nuôi theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật về đăng ký và quản lý việc nuôi con nuôi; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, nổ, ẩm ướt, mối mọt bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.
Cán bộ làm công tác đăng ký nuôi con nuôi cần nghiên cứu kỹ phần "Hướng dẫn sử dụng" trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi để thực hiện đầy đủ, chính xác và thống nhất.