Điều 12. Ghi chép, sửa chữa, bổ sung biểu mẫu nghiệp vụ và lập, sử dụng, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ, hồ sơ thi hành án — Thông tư 118/2024/TT-BQP

a) Việc ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ phải chính xác, chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, viết cùng một loại mực, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu riêng, không tẩy xóa, không dùng từ ngữ địa phương, bảo đảm liên tiếp, không được bỏ trống, đánh rõ số trang, kết thúc ghi chép phải gạch chéo vào phần còn trống trong văn bản; trường hợp biểu mẫu được lập thành nhiều bản thì nội dung ghi trong biểu mẫu bảo đảm giống nhau giữa các bản được lập;

b) Trường hợp sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ điện tử thì nội dung ghi trong biểu mẫu nghiệp vụ phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin, bảo đảm an toàn, an ninh mạng và có thể được in ra văn bản giấy.

a) Đối với các loại quyết định, thông báo, giấy báo và giấy triệu tập về thi hành án đã phát hành có sai sót, nhưng sai sót đó không làm thay đổi nội dung vụ việc thì thực hiện sửa đổi, bổ sung hoặc đính chính bằng văn bản đối với phần sai sót; trường hợp sai sót làm thay đổi nội dung vụ việc thì phải ban hành văn bản thu hồi văn bản đã phát hành để thay thế bằng văn bản mới;

b) Đối với sai sót trong biên bản về thi hành án cần chỉnh sửa, nếu các thành viên có tên trong biên bản đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì người đã lập biên bản chỉnh sửa trực tiếp vào phần sai sót trên biên bản và những người tham gia phải ký ngay bên cạnh phần đã chỉnh sửa. Trường hợp các thành viên không đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì phải thay thế bằng biên bản khác.

c) Sổ về thi hành án nếu cần sửa chữa thì gạch ngang chính giữa phần nội dung sai sót, nhầm lẫn, Thủ trưởng cơ quan thi hành án phải ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm; trường hợp sử dụng sổ điện tử, sau khi sửa chữa trên bản in phải cập nhật những nội dung sửa đổi, bổ sung trên sổ điện tử và ghi "đã sửa đổi, bổ sung ngày tháng năm" tại cột "ghi chú".