Điều 6. Quản lý và sử dụng tài sản
Công ty phải xây dựng Quy chế quản lý để xác định rõ trách nhiệm của từng khâu trong công tác quản lý; tổ chức hạch toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời; tổ chức kiểm kê, đối chiếu theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của chủ sở hữu; thực hiện đầu tư tài sản cố định, quản lý và sử dụng tài sản theo quy định như sau:
1. Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình và vô hình.
1.1. Thẩm quyền quyết định dự án đầu tư, xây dựng: Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty (đối với Công ty không có Hội đồng thành viên) thực hiện theo khoản 2 Điều 20, khoản 2 Điều 27 Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
Các dự án đầu tư trên mức quyết định của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên), Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty báo cáo chủ sở hữu công ty quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định.
1.2. Trình tự, thủ tục đầu tư thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý dự án đầu tư, xây dựng.
2. Khấu hao tài sản cố định: Việc trích khấu hao tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản
3.1. Công ty được quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản của công ty theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn, và phát triển vốn theo quy định của pháp luật.
a) Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên) quyết định các hợp đồng cho thuê tài sản có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty hoặc không vượt quá mức giá trị tối đa quy định tại Điều lệ công ty.
b) Thẩm quyền quyết định sử dụng tài sản của công ty để thế chấp, cầm cố để vay vốn thực hiện theo quy định tại Điều 3 Thông tư này.
3.2. Đối với công ty được đầu tư để thực hiện thường xuyên, ổn định sản phẩm công ích, khi cho thuê, cầm cố, thế chấp những tài sản trực tiếp phục vụ nhiệm vụ công ích phải được sự đồng ý của chủ sở hữu.
3.3. Việc sử dụng tài sản để cho thuê, thế chấp, cầm cố phải tuân theo đúng các quy định của Bộ Luật Dân sự và các quy định khác của pháp luật.
4. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các khoản đầu tư tài chính
4.1. Công ty được quyền chủ động và có trách nhiệm nhượng bán, thanh lý tài sản cố định đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật, không có nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng được; các khoản đầu tư tài chính không có nhu cầu tiếp tục đầu tư để thu hồi vốn trên nguyên tắc công khai, minh bạch, bảo toàn vốn.
4.2. Thẩm quyền quyết định việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:
a) Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên) quyết định các phương án thanh lý, nhượng bán tài sản cố định có giá trị còn lại nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản trên báo cáo tài chính của công ty được công bố tại quý gần nhất; mức cụ thể được ghi trong Điều lệ công ty. Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty được quyết định ủy quyền hoặc phân cấp cho Tổng giám đốc, Giám đốc công ty quyết định nhượng bán tài sản thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty.
Các phương án thanh lý, nhượng bán tài sản cố định có giá trị lớn hơn mức phân cấp cho Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty thì Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty báo cáo chủ sở hữu công ty quyết định.
b) Đối với công ty được thiết kế để thực hiện thường xuyên, ổn định sản phẩm, dịch vụ công ích, khi nhượng bán tài sản trực tiếp phục vụ nhiệm vụ công ích phải được sự đồng ý của chủ sở hữu.
c) Trường hợp phương án nhượng bán tài sản cố định của công ty không có khả năng thu hồi đủ vốn thì công ty phải báo cáo chủ sở hữu và cơ quan tài chính cùng cấp trước khi nhượng bán tài sản cố định để thực hiện giám sát.
d) Riêng trường hợp tài sản cố định mới đầu tư do không mang lại hiệu quả kinh tế theo như phương án phê duyệt ban đầu, công ty không có nhu cầu tiếp tục khai thác sử dụng mà việc nhượng bán tài sản không có khả năng thu hồi đủ vốn đầu tư dẫn tới công ty không trả được nợ vay theo khế ước hoặc hợp đồng vay vốn thì phải làm rõ trách nhiệm của những người có liên quan để báo cáo chủ sở hữu xử lý theo quy định của pháp luật.
đ) Đối với việc nhượng bán thanh lý tài sản của một số ngành đặc thù (sản xuất thuốc lá, tàu biển, hàng không…) thì ngoài việc chấp hành quy định của Thông tư này còn phải thực hiện theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
4.3. Phương thức thanh lý, nhượng bán tài sản cố định: Việc nhượng bán tài sản cố định được thực hiện bằng hình thức đấu giá thông qua một tổ chức có chức năng bán đấu giá tài sản hoặc do công ty tự tổ chức thực hiện công khai theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật về bán đấu giá tài sản. Trường hợp giá trị còn lại của tài sản cố định ghi trên sổ kế toán nhượng bán dưới 100 triệu đồng hoặc mức thấp hơn (được ghi trong Điều lệ và Quy chế tài chính của công ty) thì Tổng giám đốc hoặc Giám đốc quyết định lựa chọn bán theo phương thức đấu giá hoặc thỏa thuận nhưng không thấp hơn giá thị trường. Trường hợp tài sản cố định không có giao dịch trên thị trường thì công ty được thuê tổ chức có chức năng thẩm định giá xác định giá làm cơ sở bán tài sản theo các phương thức trên.
4.4. Chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính
Việc nhượng bán các khoản đầu tư tài chính thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Chứng khoán, trong đó:
a) Phương thức bán:
Tùy theo hình thức góp vốn công ty được thực hiện chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính phù hợp với quy định của pháp luật, điều lệ của doanh nghiệp có vốn góp của công ty và các cam kết tại các hợp đồng liên doanh, liên kết của các bên.
- Đối với chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính tại công ty cổ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán hoặc đăng ký giao dịch trên sàn giao dịch UPCOM thì công ty được chủ động thực hiện theo các phương thức khớp lệnh, đấu giá, thỏa thuận hoặc chào bán cạnh tranh nhưng không được thấp hơn giá thị trường tại thời điểm bán.
- Đối với chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính tại công ty cổ phần chưa niêm yết thì công ty chủ động lựa chọn phương thức đấu giá hoặc thỏa thuận trực tiếp để chuyển nhượng trên nguyên tắc công khai, minh bạch, bảo toàn vốn và không thấp hơn giá thị trường. Trong đó:
+ Trường hợp chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính có giá trị tính theo mệnh giá trên 10 tỷ đồng thì công ty phải thực hiện đấu giá qua Sở Giao dịch chứng khoán. Chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính có giá trị tính theo mệnh giá dưới 10 tỷ đồng công ty được lựa chọn thuê tổ chức tài chính trung gian (các công ty chứng khoán) bán đấu giá, hoặc tự tổ chức đấu giá tại công ty, hoặc thực hiện đấu giá qua Sở Giao dịch chứng khoán.
+ Việc bán thỏa thuận chỉ được thực hiện sau khi tổ chức đấu giá công khai nhưng chỉ có một người đăng ký mua và phải đảm bảo giá bán sát với giá trị trường tại thời điểm bán; Trong trường hợp này, giá thị trường tại thời điểm bán cần căn cứ vào báo giá của ít nhất 03 công ty chứng khoán có thực hiện giao dịch chứng khoán của doanh nghiệp có vốn góp của công ty, trường hợp không có giao dịch thì giá bán không thấp hơn giá ghi trên sổ sách kế toán của đơn vị có vốn góp của công ty.
b) Tiền thu từ bán bớt, bán toàn bộ phần vốn đầu tư còn lại tại công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần được chuyển đổi từ công ty thành viên hoặc đơn vị phụ thuộc công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (theo quyết định sắp xếp, chuyển đổi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh lần đầu), kể cả tiền đặt cọc không phải trả lại cho nhà đầu tư sau khi trừ giá trị phần vốn đầu tư ghi trên sổ kế toán, chi phí bảo lãnh phát hành, chi phí bán, chênh lệch còn lại hạch toán vào thu nhập tài chính.
c) Thẩm quyền quyết định việc nhượng bán các khoản đầu tư tài chính:
- Chủ sở hữu quyết định nhượng bán các khoản đầu tư tài chính tại các công ty cổ phần được chuyển đổi từ Tập đoàn, Tổng công ty nhà nước hoặc công ty mẹ;
- Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với Công ty không có Hội đồng thành viên) quyết định việc chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của mình theo quy định của pháp luật.
5. Quản lý hàng hóa tồn kho
5.1. Hàng hóa tồn kho là hàng hóa mua về để bán còn tồn kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho hoặc đã mua đang đi trên đường, sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho, thành phẩm tồn kho, thành phẩm đang gửi bán.
5.2. Công ty có quyền và chịu trách nhiệm xử lý ngay những hàng hóa tồn kho kém, mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, ứ đọng, chậm luân chuyển để thu hồi vốn. Thẩm quyền quyết định xử lý theo quy định tại điểm 4.2 khoản 4 Điều này.
5.3. Cuối kỳ kế toán, khi giá gốc hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thu hồi được thì công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư này.
6. Quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả:
6.1. Nợ phải thu
a) Trách nhiệm của Công ty:
- Xây dựng và ban hành quy chế quản lý các khoản nợ phải thu, phân công và xác định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc theo dõi, thu hồi, thanh toán các khoản công nợ;
- Mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ; thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ.
- Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc công ty có trách nhiệm xử lý kịp thời các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ không thu hồi được. Nếu không xử lý kịp thời các khoản nợ không thu hồi được theo quy định tại khoản này thì Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc sẽ bị miễn nhiệm như trường hợp báo cáo không trung thực tình hình tài chính của công ty từ 02 lần trở lên. Nếu vì không xử lý kịp thời dẫn đến thất thoát vốn của chủ sở hữu tại công ty thì phải chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và trước pháp luật.
- Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán. Công ty phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư này.
Nợ phải thu không có khả năng thu hồi, công ty có trách nhiệm xử lý: Sau khi trừ tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan, số còn lại được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính. Nếu còn thiếu thì hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty.
Nợ không có khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, công ty vẫn phải theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và tổ chức thu hồi. Số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của công ty.
b) Quyền hạn của Công ty:
Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu theo quy định của pháp luật, gồm cả nợ phải thu trong hạn, nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không đòi được để thu hồi vốn. Việc bán nợ chỉ được thực hiện đối với các tổ chức kinh tế có chức năng kinh doanh mua bán nợ, không được bán nợ trực tiếp cho khách nợ. Giá bán các khoản nợ do các bên tự thỏa thuận và tự chịu trách nhiệm về quyết định bán khoản nợ phải thu. Trường hợp bán nợ mà dẫn tới công ty bị thua lỗ, mất vốn, hoặc mất khả năng thanh toán dẫn đến tình trạng công ty phải giải thể, phá sản thì Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên) và người có liên quan trực tiếp đến việc phát sinh khoản nợ khó đòi phải bồi thường theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty.
6.2. Quản lý các khoản nợ phải trả:
a) Mở sổ theo dõi đầy đủ các khoản nợ phải trả gồm cả các khoản lãi phải trả;
b) Thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết. Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ của công ty, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh các khoản nợ quá hạn.
7. Kiểm kê tài sản
Công ty phải tổ chức kiểm kê, xác định số lượng tài sản (tài sản cố định và đầu tư dài hạn, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn), đối chiếu các khoản công nợ phải trả, phải thu khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm; khi thực hiện quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi sở hữu; sau khi xảy ra thiên tai, địch họa; hoặc vì lý do nào đó gây ra biến động tài sản của công ty; hoặc theo chủ trương của Nhà nước. Đối với tài sản thừa, thiếu, nợ không thu hồi được, nợ quá hạn cần xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của những người liên quan và xác định mức bồi thường vật chất theo quy định.
8. Xử lý tổn thất tài sản:
Tổn thất về tài sản là tài sản bị mất mát, thiếu hụt, hư hỏng, kém mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, tồn kho ứ đọng trong kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất. Công ty phải xác định giá trị đã bị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý như sau:
8.1. Nếu do nguyên nhân chủ quan thì người gây ra tổn thất phải bồi thường. Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên) quyết định mức bồi thường theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
8.2. Tài sản đã mua bảo hiểm nếu tổn thất thì xử lý theo hợp đồng bảo hiểm.
8.3. Giá trị tài sản tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể, của tổ chức bảo hiểm nếu thiếu được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của công ty. Trường hợp quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
8.4. Những trường hợp đặc biệt do thiên tai hoặc do nguyên nhân bất khả kháng gây thiệt hại nghiêm trọng, công ty không thể tự khắc phục được thì Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty không có Hội đồng thành viên) lập phương án xử lý tổn thất trình chủ sở hữu và cơ quan tài chính có thẩm quyền. Sau khi có ý kiến của cơ quan tài chính, chủ sở hữu quyết định việc xử lý tổn thất theo thẩm quyền.
8.5. Công ty có trách nhiệm xử lý kịp thời các khoản tổn thất tài sản, trường hợp để các khoản tổn thất tài sản không được xử lý thì Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu như trường hợp báo cáo không trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp.
9. Đánh giá lại tài sản
9.1. Công ty thực hiện đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:
a) Theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
b) Thực hiện chuyển đổi sở hữu công ty: cổ phần hóa, bán công ty, đa dạng hóa hình thức sở hữu;
c) Dùng tài sản để đầu tư ra ngoài công ty.
d) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
9.2. Việc đánh giá lại tài sản phải theo đúng các quy định của Nhà nước. Các khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị do đánh giá lại tài sản quy định tại điểm 9.1 khoản 9 Điều này thực hiện theo quy định của nhà nước đối với từng trường hợp cụ thể.