Điều 10. Quy định về sổ kế toán
1. Các cơ quan thi hành án dân sự phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự. Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan và quy định tại Thông tư này.
2. Đơn vị thiết kế mẫu sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán và hướng dẫn nội dung sổ kế toán tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” bàn hành kèm theo Thông tư này. Ngoài ra, đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán về sổ kế toán và quy định pháp luật có liên quan.
3. Các loại sổ kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự
a) Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm để kế toán các hoạt động thu, chi nghiệp vụ thi hành án dân sự, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung và phương pháp ghi sổ theo quy định tại Thông tư này.
b) Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian hoặc theo nội dung kinh tế. Trường hợp cần thiết, có thể kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán tổng hợp gồm:
- Sổ Nhật ký dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ Cái dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng quát tình hình thu, chi liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự; tình hình quản lý các loại tài sản thi hành án dân sự, tiền quỹ phát sinh trong quá trình thi hành án dân sự.
c) Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự theo yêu cầu quản lý mà sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình thu, chi tiền, tài sản thi hành án dân sự theo từng quyết định thi hành án dân sự đến khi kết thúc vụ việc thi hành án dân sự.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý và hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung thêm các thông tin trên sổ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính nghiệp vụ thi hành án dân sự, báo cáo nghiệp vụ thi hành án dân sự và yêu cầu quản lý khác.
- Thông tin, số liệu trên sổ kế toán chi tiết phải đảm bảo khớp đúng với các chỉ tiêu, số liệu có liên quan trên sổ kế toán tổng hợp.
4. Trách nhiệm của người quản lý và ghi sổ kế toán
a) Sổ kế toán phải được cơ quan thi hành án dân sự quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân quản lý và ghi sổ kế toán.
b) Sổ kế toán phải được giao cho từng người làm kế toán quản lý cụ thể và chịu trách nhiệm kiểm soát về nội dung, số liệu được ghi sổ trong thời gian quản lý và ghi sổ. Trường hợp phân quyền cho nhiều người làm kế toán nhập dữ liệu vào một sổ kế toán trên phương tiện điện tử, thì từng người phải chịu trách nhiệm về các dữ liệu do mình ghi sổ.
c) Khi có sự thay đổi người được giao quản lý và ghi sổ kế toán, phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý, ghi sổ kế toán và toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán có liên quan thuộc trách nhiệm của người làm kế toán cũ cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong thời gian mình quản lý và ghi sổ kế toán, người làm kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao.
d) Người ghi sổ kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung quy định của sổ kế toán. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán, dữ liệu, hồ sơ tương ứng làm căn cứ để ghi sổ.
đ) Người ghi sổ kế toán phải thực hiện trình bày thông tin, số liệu trên sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.
5. Mở sổ kế toán
a) Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu kỳ kế toán năm tài chính mới để chuyển thông tin, số liệu từ sổ kế toán năm tài chính cũ sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm tài chính mới từ ngày 01/01 của năm tài chính mới.
b) Trên sổ kế toán của đơn vị phải thể hiện tên đơn vị lập sổ, tên sổ kế toán và ký hiệu sổ; ngày, tháng, năm lập sổ kế toán; phải có đầy đủ chữ ký của người ghi sổ kế toán, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, thủ trưởng đơn vị.
c) Các thông tin, dữ liệu của sổ kế toán trên phần mềm kế toán phải đảm bảo đầy đủ các nội dung của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và quy định tại Thông tư này.
6. Ghi sổ kế toán
a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc thông tin, dữ liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; nội dung ghi sổ phải chính xác, trung thực; tài khoản sử dụng trong hạch toán kế toán phải phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số liệu trình bày trên sổ kế toán phải đảm bảo rõ ràng, liên tục theo thời gian, thông tin được hiển thị đầy đủ, có hệ thống; không được viết tắt, không được bỏ cách dòng.
b) Việc ghi sổ kế toán phải thực hiện theo trình tự ghi sổ, thể hiện đầy đủ các thông tin đối với từng sổ kế toán theo quy định tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” ban hành kèm theo Thông tư này.
7. Khoá sổ kế toán
a) Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ trong kỳ. Đơn vị không được phép thay đổi thông tin, số liệu trên sổ kế toán sau khi đã khóa sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ thi hành án dân sự đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
b) Kỳ khóa sổ kế toán
- Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm (ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính nghiệp vụ thi hành án dân sự.
- Sổ tiền gửi ngân hàng, Kho bạc nhà nước phải khóa sổ vào cuối mỗi tháng và thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc nhà nước.
- Sổ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ do cơ quan thi hành án dân sự quyết định phù hợp với quy mô, tổ chức hoạt động, đảm bảo quản lý an toàn tiền mặt theo quy định.
- Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
8. Nghiêm cấm để ngoài sổ sách kế toán bất kỳ một khoản thu, chi, tài sản, tiền quỹ, công nợ, vật chứng liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự.
9. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan và quy định tại Thông tư này.