Điều 6. Cách ghi trong Giấy khai sinh
1. Họ và tên của người được khai sinh phải viết bằng chữ in hoa, có dấu.
2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh phải xác định theo ngày, tháng, năm Dương lịch; viết cả bằng số và bằng chữ.
3. Mục nơi thường trú/tạm trú được ghi như sau:
a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trong trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú.
b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.
Việc ghi nơi thường trú/tạm trú theo hướng dẫn tại Khoản này cũng được áp dụng đối với việc ghi nơi thường trú/tạm trú trong sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.
4. Nơi sinh:
a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, thì ghi tên bệnh viện và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (Ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà Nội). Trường hợp trẻ em sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (Ví dụ: Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).
b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài bênh viện và cơ sở y tế, thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh), nơi trẻ em sinh ra (Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).
c) Trường hợp trẻ em được sinh ra ở nước ngoài, thì nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ em đó được sinh ra (Ví dụ: Luân Đôn, Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ai-len; Bec-lin, Cộng hòa liên bang Đức).
5. Mục nơi đăng ký và ngày, tháng, năm đăng ký được ghi theo tên cơ quan đăng ký và ngày, tháng, năm đăng ký. Tùy theo từng trường hợp, Mục nơi đăng ký và ngày, tháng, năm đăng ký được ghi như sau:
a) Đối với trường hợp đăng ký khai sinh đúng hạn, quá hạn, thì ghi tên cơ quan đăng ký và ngày, tháng, năm đăng ký lần đầu.
b) Đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh, thì ghi tên cơ quan đăng ký lại và ngày, tháng, năm đăng ký lại.
c) Đối với trường hợp ghi vào sổ việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, thì ghi tên cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và ngày, tháng, năm đã đăng ký khai sinh ở nước ngoài.
d) Đối với trường hợp cấp lại bản chính Giấy khai sinh, thì ghi tên cơ quan đăng ký và ngày tháng năm đăng ký trước đây; trường hợp có thay đổi về địa danh hành chính, thì tên cơ quan đăng ký trước đây được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh.
đ) Tên cơ quan đăng ký được ghi như sau:
- Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, thì phải ghi đủ 03 cấp hành chính (cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh);
- Trường hợp cấp lại bản chính Giấy khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì ghi theo 02 cấp hành chính (cấp huyện, cấp tỉnh);
- Trường hợp đăng ký khai sinh hoặc cấp lại bản chính Giấy khai sinh thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp, thì ghi tên của Sở Tư pháp (Ví dụ: Sở Tư pháp thành phố Hà Nội);
- Trường hợp đăng ký khai sinh hoặc cấp lại bản chính Giấy khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thì ghi tên của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (Ví dụ: Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức).
Việc ghi tên cơ quan đăng ký theo hướng dẫn tại điểm đ Khoản này cũng được áp dụng khi ghi tên cơ quan đăng ký trong sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.
6. Mục ghi chú được ghi như sau:
a) Ghi rõ loại việc thực hiện như: đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại, cấp lại bản chính Giấy khai sinh hoặc ghi vào sổ việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
b) Đối với trường hợp ghi vào sổ việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, thì ghi tên cơ quan thực hiện ghi vào sổ và ngày, tháng, năm ghi vào sổ.
c) Đối với trường hợp cấp lại bản chính Giấy khai sinh, thì ghi tên cơ quan cấp lại và ngày, tháng, năm cấp lại; trường hợp có thay đổi về địa danh hành chính, thì tên cơ quan cấp lại được ghi theo địa danh hành chính mới.