Điều 5. Nguyên tắc ghi sổ, biểu mẫu hộ tịch
1. Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp, cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp hoặc Viên chức lãnh sự (sau đây gọi chung là người thực hiện) phải tự mình ghi vào sổ, biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết cùng một loại mực tốt, màu đen. Đối với những nơi đã ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch, thì nội dung cần ghi trong các biểu mẫu hộ tịch có thể được in qua máy vi tính.
2. Sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ.
3. Số đăng ký trong năm phải được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm; trong trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác, thì phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau, thì trường hợp đăng ký đầu tiên của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.
4. Số ghi trong biểu mẫu hộ tịch là số ghi tại đầu trang sổ hộ tịch về việc đăng ký hộ tịch của mỗi cá nhân kèm theo năm đăng ký sự kiện hộ tịch đó; quyển số là số quyển sổ và năm đăng ký sự kiện hộ tịch đó (Ví dụ 1: Sổ khai sinh mở năm 2009, năm 2009 sử dụng hết 02 quyển Sổ đăng ký khai sinh. Cháu Nguyễn Hải Anh đăng ký khai sinh năm 2009 ở số thứ tự 325, quyển số 02, thì Mục ghi về số/quyển số trong Giấy khai sinh của cháu Hải Anh sẽ ghi:
- Số: 325/2009.
- Quyển số: 02/2009.
Ví dụ 2. Sổ khai sinh mở năm 2009, năm 2009 đăng ký được 125 trường hợp, sổ được sử dụng tiếp cho năm 2010. Cháu Nguyễn Hải Hà đăng ký khai sinh năm 2010 ở số thứ tự 10, thì mục ghi về số/quyển số trong Giấy khai sinh của cháu Hà sẽ ghi:
- Số: 10/2010.
- Quyển số: 01/2009.
5. Việc ghi các cột mục trong sổ, biểu mẫu hộ tịch phải ghi theo đúng hướng dẫn sử dụng trong sổ hộ tịch và Thông tư này.