Điều 27. Xử lý sai sót tại đơn vị khởi tạo lệnh trong trường hợp phát sinh do thành viên, đơn vị thành viên
1. Xử lý sai sót ở thời điểm trước khi chuyển lệnh thanh toán đi
a) Trường hợp lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện khi người duyệt lệnh chưa ký chữ ký điện tử để chuyển đi, người duyệt lệnh và người kiểm soát lệnh thực hiện thao tác thoái duyệt lệnh thanh toán, người lập lệnh căn cứ chứng từ gốc sửa lại cho đúng;
b) Trường hợp lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện sau khi người duyệt lệnh đã ký chữ ký điện tử, lập biên bản hủy lệnh thanh toán sai, trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày hủy lệnh thanh toán và có đầy đủ chữ ký của người duyệt lệnh, người kiểm soát lệnh và người lập lệnh có liên quan đến lệnh thanh toán sai. Biên bản được lưu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó, người duyệt lệnh thoái duyệt lệnh thanh toán và chuyển cho người lập lệnh căn cứ chứng từ gốc sửa lại cho đúng.
2. Xử lý sai sót phát hiện sau khi đã chuyển lệnh thanh toán đi
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, đơn vị khởi tạo lệnh tra soát vấn tin ngay cho đơn vị nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Đơn vị khởi tạo lệnh lập biên bản theo Mẫu số TTLNH-23 tại Phụ lục kèm theo Thông tư này và xử lý như sau:
a) Trường hợp sai thiếu
Căn cứ biên bản, đơn vị khởi tạo lệnh lập lệnh thanh toán bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp cho đơn vị nhận lệnh. Trong nội dung thanh toán ghi rõ "chuyển bổ sung theo lệnh thanh toán Nợ (hoặc Có) số... ngày... tháng... năm... Số tiền đã chuyển... " và hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Trường hợp sai thừa
(i) Đối với lệnh thanh toán Có bị sai thừa:
Căn cứ biên bản, đơn vị khởi tạo lệnh lập yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán Có số tiền đã chuyển thừa gửi đơn vị nhận lệnh; đồng thời, lập Phiếu chuyển khoản, hạch toán và theo dõi theo quy định của pháp luật hiện hành. Nội dung trường lý do trong tin điện yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán Có ghi rõ sai sót là do đơn vị khởi tạo lệnh thanh toán Có;
Trường hợp nhận được lệnh hoàn trả của đơn vị nhận lệnh, đơn vị khởi tạo lệnh thực hiện chuyển lại khoản tiền trên cho khách hàng; đồng thời, vào sổ theo dõi ghi rõ kết quả giải quyết;
Trường hợp đơn vị nhận lệnh từ chối yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán Có đối với số tiền bị sai thừa trên do không thu hồi được tiền từ khách hàng, đơn vị khởi tạo lệnh lập Hội đồng xử lý để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót;
(ii) Đối với lệnh thanh toán Nợ bị sai thừa:
Căn cứ biên bản, lập lệnh hủy lệnh thanh toán Nợ, gửi cho đơn vị nhận lệnh hủy số tiền đã chuyển thừa trên lệnh thanh toán Nợ; đồng thời, hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện lệnh hủy lệnh thanh toán Nợ đối với số tiền chuyển thừa, đơn vị khởi tạo lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tài khoản cá nhân gây ra sai sót), sau đó, có biện pháp để thu hồi tiền, bao gồm phối hợp với đơn vị nhận lệnh và cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp không thu hồi được, đơn vị khởi tạo lệnh thành lập Hội đồng xử lý để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót. Khi nhận được thông báo số tiền do khách hàng chuyển về, đơn vị khởi tạo lệnh xử lý, hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành;
c) Trường hợp sai ngược vế
Đơn vị khởi tạo lệnh lập biên bản, đồng thời, lập lệnh hủy lệnh thanh toán Nợ (đối với lệnh thanh toán Có bị sai ngược vế) hoặc yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán Có (đối với lệnh thanh toán Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ lệnh thanh toán bị sai ngược vế, sau đó lập lệnh thanh toán đúng gửi đơn vị nhận lệnh; đồng thời, hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp lệnh thanh toán Nợ bị sai ngược vế, khi nhận được lệnh thanh toán Có của đơn vị nhận lệnh chuyển trả lại số tiền chuyển sai, đơn vị khởi tạo lệnh hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành.