Điều 12. Quy trình tạo lập lệnh thanh toán
1. Đối với lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy
a) Người lập lệnh thực hiện khởi tạo lệnh thanh toán qua các bước sau:
(i) Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng;
(ii) Xác định, phân loại lệnh thanh toán để xử lý;
(iii) Đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng;
(iv) Nhập các thông tin cơ bản sau: đơn vị khởi tạo lệnh (tên, mã ngân hàng), số tiền, tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh hoặc mã số doanh nghiệp (đối với người phát lệnh là doanh nghiệp), đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị nhận lệnh (tên, mã ngân hàng), tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân hoặc số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu của người nhận lệnh hoặc mã số doanh nghiệp (đối với người nhận lệnh là doanh nghiệp), đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền và các nội dung khác liên quan đến giao dịch trên thị trường liên ngân hàng, giao dịch nộp ngân sách nhà nước, giao dịch mua bán trái phiếu Chính phủ và các loại giao dịch khác (nếu có) theo Mẫu số TTLNH-04 tại Phụ lục kèm theo Thông tư này;
(v) Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký chữ ký điện tử vào lệnh thanh toán;
(vi) Ký trên chứng từ, chuyển chứng từ và dữ liệu đã nhập cho người kiểm soát lệnh;
b) Người kiểm soát lệnh
(i) Căn cứ nội dung trên các chứng từ liên quan, kiểm soát lại các yếu tố: đơn vị nhận lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, số tiền để kiểm tra dữ liệu do người lập lệnh đã nhập, nội dung thanh toán;
(ii) Trường hợp phát hiện có sai sót: chuyển trả người lập lệnh;
(iii) Trường hợp dữ liệu đúng: ký chữ ký điện tử vào lệnh thanh toán, ký trên chứng từ và chuyển cho người duyệt lệnh;
c) Người duyệt lệnh
(i) Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên hệ thống;
(ii) Trường hợp phát hiện sai sót: chuyển trả người lập lệnh hoặc người kiểm soát lệnh;
(iii) Trường hợp dữ liệu đúng: ký trên chứng từ, ký chữ ký điện tử vào lệnh thanh toán để chuyển đi.
2. Đối với lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ điện tử
Trường hợp lệnh thanh toán được khởi tạo từ chứng từ điện tử từ các hệ thống nội bộ của thành viên, đơn vị thành viên thì phải tuân thủ quy định về cấu trúc, định dạng dữ liệu do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định và đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Nếu chứng từ điện tử hợp lệ nhưng chưa đầy đủ thông tin theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này: người lập lệnh bổ sung các nội dung còn thiếu theo quy định lập lệnh thanh toán; người kiểm soát lệnh và người duyệt lệnh kiểm tra lại các yếu tố tương tự như đối với trường hợp chứng từ giấy để bảo đảm tính chính xác và ký chữ ký điện tử vào lệnh thanh toán để chuyển đi;
b) Nếu chứng từ điện tử hợp lệ, đầy đủ thông tin theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này và bao gồm chữ ký điện tử chuyên dùng của thành viên, các đơn vị lựa chọn phương án ký chữ ký điện tử trên lệnh thanh toán theo phương pháp thủ công hoặc lựa chọn ký chữ ký điện tử theo phương pháp tự động đối với từng lệnh thanh toán;
c) Nếu các chứng từ điện tử hợp lệ, có đầy đủ thông tin theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này và đảm bảo các điều kiện về an ninh, an toàn, tính chính xác của dữ liệu, người có thẩm quyền của các đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định cho phép chỉ cần người duyệt lệnh ký chữ ký điện tử trên lệnh thanh toán.
3. Sau khi lệnh thanh toán đã được gửi đi và nhận được kết quả trạng thái thành công, lệnh thanh toán đó có thể được in ra chứng từ giấy khi có yêu cầu.
4. Lệnh thanh toán bằng loại đồng tiền nào sẽ được Hệ thống TTLNH Quốc gia xử lý, hạch toán trên tài khoản thanh toán của loại đồng tiền tương ứng đó của thành viên mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi là Sở Giao dịch).