Điều 5. Lập hồ sơ, gửi, tiếp nhận hồ sơ và xét đề nghị tặng Kỷ niệm chương "Vì sự nghiệp Dân số"
1. Lập hồ sơ, gửi, tiếp nhận hồ sơ và xét đề nghị tặng Kỷ niệm chương "Vì sự nghiệp Dân số":
a) Các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh quản lý lập hồ sơ gửi Trung tâm DS-KHHGĐ quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh;
b) Giám đốc Trung tâm DS-KHHGĐ quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh tập hợp hồ sơ, lập hồ sơ các cá nhân đủ tiêu chuẩn gửi Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
c) Thủ trưởng các cơ quan thuộc tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương lập hồ sơ cá nhân đủ tiêu chuẩn của cơ quan gửi Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
d) Chi cục trưởng Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm hướng dẫn lập hồ sơ, tập hợp hồ sơ, xét duyệt cá nhân đủ tiêu chuẩn xét tặng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ;
đ) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục DS-KHHGĐ lập hồ sơ các cá nhân thuộc đơn vị mình và các cá nhân ngoài Tổng cục DS-KHHGĐ làm việc với đơn vị mình có đủ tiêu chuẩn gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ;
e) Trưởng Ban Dân số hoặc cán bộ phụ trách công tác DS - KHHGĐ của các Bộ, ngành, đoàn thể Trung ương lập hồ sơ cá nhân đủ tiêu chuẩn gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ;
f) Đối với các cá nhân công tác trong lĩnh vực DS-KHHGĐ đã nghỉ hưu thuộc các cơ quan, tổ chức nào thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó lập hồ sơ và làm văn bản gửi cơ quan, tổ chức nhận hồ sơ theo quy định nêu tại điểm a, b, c, d, đ, e đã nêu ở trên;
g) Trường hợp cá nhân công tác ở cơ quan, tổ chức nay đã giải thể thì cơ quan, tổ chức kế thừa chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó lập hồ sơ và đề nghị xét tặng;
h) Cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài lập và gửi hồ sơ về Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ các trường hợp hợp đủ tiêu chuẩn là người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài không sinh sống và làm việc tại Việt Nam;
i) Đối với cá nhân là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam: Cá nhân người nước ngoài làm việc với cơ quan, tổ chức nào thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó lập hồ sơ gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ.
k) Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ là đầu mối cuối cùng tiếp nhận và thẩm định hồ sơ để Tổng cục trưởng Tổng cục DS-KHHGĐ trình Bộ trưởng Bộ Y tế xem xét, quyết định (thông qua Thường trực Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Bộ Y tế).
2. Thời gian gửi hồ sơ: Các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương về Tổng cục DS-KHHGĐ theo 2 đợt như sau, trừ trường hợp xét tặng đột xuất:
a) Nhân ngày Dân số thế giới 11/7: gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ trước ngày 30 tháng 4; Tổng cục DS-KHHGĐ gửi Thường trực Thi đua, Khen thưởng Bộ trước ngày 30 tháng 5 hàng năm;
b) Nhân ngày Dân số Việt Nam 26/12: gửi Hội đồng Thi đua, Khen thưởng Tổng cục DS-KHHGĐ trước ngày 30 tháng 9; Tổng cục DS-KHHGĐ gửi Thường trực Thi đua, Khen thưởng Bộ trước ngày 30 tháng 10 hàng năm; .