Điều 12. Quét giấy tờ pháp lý và xử lý tệp tin
1. Việc quét các giấy tờ pháp lý nhằm xác thực thông tin của thửa đất được nhập vào cơ sở dữ liệu. Chế độ quét của thiết bị được thiết lập theo hệ màu RGB với độ phân giải tối thiểu là 150 DPI. Các giấy tờ pháp lý quét bao gồm:
a) Đối với thửa đất, tài sản gắn liền với đất đã được cấp Giấy chứng nhận: - Giấy chứng nhận (đang sử dụng) hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có); - Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu); - Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước; - Chứng từ thực hiện nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất;
b) Đối với thửa đất đã thực hiện đăng ký nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận hoặc không được cấp Giấy chứng nhận thì quét đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận;
c) Đối với trường hợp đã thực hiện dồn điền đổi thửa thì quét đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận, văn bản thỏa thuận về việc chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân (nếu có) và biên bản giao nhận ruộng đất theo phương án dồn điền đổi thửa (nếu có).
2. Xử lý các tệp tin quét thành tệp (File) hồ sơ quét dạng số của thửa đất, lưu trữ dưới khuôn dạng tệp tin PDF (ở định dạng không chỉnh sửa được); chất lượng hình ảnh số phải sắc nét và rõ ràng, các hình ảnh được sắp xếp theo cùng một hướng, hình ảnh phải được quét vuông góc, không được cong vênh.
3. Tạo liên kết hồ sơ quét dạng số với thửa đất trong cơ sở dữ liệu.