Điều 6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
b) Ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100 %;
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
2. Tài liệu ảnh
a) Định dạng: JPEG;
b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
3. Tài liệu phim ảnh
a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
4. Tài liệu âm thanh
a) Định dạng: MP3, .wma;
b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
5. Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
6. Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này.
7. Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư này.