Điều 4. Phương thức gửi, nhận báo cáo
1. Báo cáo được thực hiện bằng văn bản hành chính (văn bản giấy hoặc văn bản điện tử), do người có thẩm quyền ký (báo cáo dưới hình thức văn bản giấy phải đóng dấu cơ quan, đơn vị nếu có con dấu riêng); được gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, fax, hệ thống thư điện tử, phần mềm thông tin báo cáo chuyên dùng, các phương thức khác theo quy định của pháp luật, đồng thời gửi file word hoặc bản định dạng pdf của báo cáo dưới hình thức văn bản giấy qua hệ thống thư điện tử theo địa chỉ nơi nhận được quy định tại Điều 7 của Thông tư này.
2. Đối với các báo cáo ứng dụng báo cáo trực tuyến trên phần mềm và sử dụng chữ ký điện tử phê duyệt thì không cần báo cáo giấy, trừ trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, sự việc bất khả kháng.
3. Đối với báo cáo đột xuất, trong trường hợp đặc biệt, khẩn cấp, cần báo cáo gấp những vụ việc về công tác dân tộc thì báo cáo nhanh bằng mọi phương thức có thể, như: Thư điện tử, fax, tin nhắn hoặc điện thoại trực tiếp.