Điều 8. Hồ sơ, thủ tục nhập kho hàng dự trữ quốc gia
1. Dự trữ quốc gia khu vực có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ hồ sơ tài liệu có liên quan đến hàng nhập kho dự trữ; lập hóa đơn chứng từ theo chế độ kế toán dự trữ quốc gia và lưu trữ theo chế độ quy định hiện hành.
2. Hồ sơ, thủ tục mua hàng dự trữ quốc gia gồm:
- Quyết định về việc giao chỉ tiêu kế hoạch kinh tế-xã hội hàng năm của của Thủ tướng Chính phủ;
- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, giá gói thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Biên bản thỏa thuận ký kết giữa Cục Dự trữ quốc gia và nhà thầu trúng thầu (nếu có); hợp đồng cung cấp hàng hoá ký kết giữa Dự trữ quốc gia khu vực với nhà thầu trúng thầu;
- Hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính (trong đó ghi rõ danh mục mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng);
- Giấy kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng theo tiêu chuẩn, quy chuẩn quy định của cơ quan chức năng Nhà nước có thẩm quyền;
- Đối với các mặt hàng là phương tiện cứu sinh phải có giấy chứng nhận cơ sở chế tạo phương tiện cứu sinh, giấy chứng nhận kiểu sản phẩm còn hiệu lực; giấy chứng nhận kiểm tra cho mỗi lô hàng theo quy định do Cục Đăng kiểm Việt Nam cấp;
- Đối với xuồng cứu hộ cứu nạn, phải có hồ sơ xuất xưởng, sổ đăng kiểm, hồ sơ bản vẽ thiết kế và giấy chứng nhận thiết kế do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt cung cấp cùng tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản;
- Trường hợp là hàng nhập khẩu:
Phải có đầy đủ hồ sơ tài liệu liên quan đến việc hoàn thành thủ tục hải quan, thuế nhập khẩu; giấy chứng nhận của nhà sản xuất; nguồn gốc xuất xứ hàng của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; giấy giám định chất lượng hàng hóa của cơ quan giám định Nhà nước có thẩm quyền; catalog; tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản (các tài liệu này phải đồng bộ);
Đối với các mặt hàng chuyên dụng, đơn vị bán hàng phải cung cấp đầy đủ giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp.
Các giấy tờ nói trên phải là bản gốc.
3. Hồ sơ, hóa đơn chứng từ nhập lại hàng sau khi đã tạm xuất sử dụng theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính; nhập điều chuyển nội bộ; nhập dôi thừa sau khi xuất kho; nhập bồi thường thiệt hại.
Cục Dự trữ quốc gia hướng dẫn Dự trữ quốc gia khu vực làm đầy đủ thủ tục, lập hóa đơn chứng từ theo quy định hiện hành về quản lý hàng dự trữ quốc gia.