Điều 16. Hồ sơ, thủ tục xuất hàng dự trữ quốc gia — Quyết định 97/2007/QĐ-BTC

Dự trữ quốc gia khu vực phải làm đầy đủ hồ sơ, lập hóa đơn, chứng từ theo chế độ kế toán dự trữ quốc gia, gồm:

- Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản (nếu có);

- Biên bản bán đấu giá;

- Hợp đồng mua bán tài sản bán đấu giá;

- Hóa đơn, chứng từ xuất kho;

- Các tài liệu, hồ sơ kỹ thuật kèm theo (nếu có).

Cục Dự trữ quốc gia chỉ đạo Dự trữ quốc gia khu vực thực hiện đầy đủ thủ tục, lập hóa đơn, chứng từ xuất kho theo quy định tại mục 1.4 Phần II Thông tư số 09/2006/TT-BTC ngày 09/02/2006 của Bộ Tài chính về hướng dẫn tiếp nhận, quản lý, sử dụng, bảo quản, xử lý hàng cứu hộ, cứu nạn sau khi xuất kho dự trữ quốc gia.

Về hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hàng xuất kho; Dự trữ quốc gia khu vực chỉ được giao cho đơn vị nhận hàng bản sao y bản chính. Riêng đối với xuồng cao tốc tạm xuất để sử dụng, Dự trữ quốc gia khu vực giao đơn vị nhận hàng bộ hồ sơ tài liệu gốc, Dự trữ quốc gia khu vực giữ bản sao y. Khi nhập lại kho dự trữ thì Dự trữ quốc gia khu vực phải thu lại bộ hồ sơ tài liệu gốc đó.

Khi giao nhận, các đơn vị có liên quan đến xuất, nhập phải lập biên bản ghi rõ danh mục, quy cách, số lượng, tình trạng chất lượng, các hồ sơ giấy tờ kèm theo, có đầy đủ chữ ký; đóng dấu của bên giao, bên nhận; hóa đơn chứng từ xuất, nhập kho theo quy định hiện hành.

Các đơn vị được giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng nội dung ghi trong Biên bản thỏa thuận đã ký giữa hai Nhà nước; phải ký hợp đồng vận tải; làm đầy đủ thủ tục xuất khẩu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và thông lệ Quốc tế.

Kết thúc việc giao nhận hàng, phải lập biên bản ghi rõ danh mục, chủng loại, số lượng, chất lượng hàng, có xác nhận của đại diện cấp có thẩm quyền của đơn vị nhận hàng và đại diện Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại.