Điều 8. Bố trí địa điểm, diện tích làm việc, trang thiết bị, trang trí
1. Bố trí địa điểm
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí tại nơi trang trọng của cơ quan hành chính nhà nước, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức trong giao dịch.
Trường hợp cơ quan, đơn vị bố trí nhiều địa điểm tiếp nhận và trả kết quả: Việc tiếp nhận, giải quyết các công việc tại các địa điểm vẫn phải tuân thủ các quy định về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; danh mục, số lượng, nội dung các công việc ở các địa điểm như nhau; công chức tiếp nhận và trả kết quả tại các địa điểm thuộc biên chế của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị và chịu sự quản lý, điều hành thống nhất của Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2. Diện tích làm việc tối thiểu của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
a) Cửa Sở, Đơn vị cấp 2 trực thuộc Sở: 40m²;
b) Cửa Ủy ban nhân dân cấp huyện: 80m²;
c) Cửa Ủy ban nhân dân cấp xã: 40m²;
d) Dành tối thiểu 50% diện tích của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch.
đ) Trường hợp trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, các cơ quan, đơn vị cần dành diện tích hợp lý để bố trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Khi xây dựng phòng làm việc mới cần đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định.
3. Trang thiết bị và bố trí không gian của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
a) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cơ quan nhà nước ở cấp thành phố và cấp huyện phải bố trí các trang thiết bị tối thiểu gồm: Máy vi tính và lưu điện, máy in, máy quét (Scanner), máy photocopy, hệ thống mạng LAN kết nối
Internet, thiết bị phát sóng wifi, tủ đựng tài liệu, điện thoại cố định, bàn và ghế làm việc, biển tên, chức danh, quạt máy hoặc điều hòa nhiệt độ, hệ thống camera giám sát, bàn viết hồ sơ và ghế ngồi chờ, nước uống, hòm thư góp ý, bảng niêm yết công khai thủ tục hành chính, nội quy làm việc của bộ phận, hướng dẫn cho công dân;
b) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cơ quan nhà nước ở cấp xã phải bố trí các trang thiết bị tối thiểu gồm: Máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in, điện thoại cố định, tủ đựng tài liệu, bàn và ghế làm việc, biển tên, chức danh, quạt hoặc điều hòa nhiệt độ, bàn viết hồ sơ và ghế ngồi chờ, nước uống, hòm thư góp ý, bảng niêm yết công khai thủ tục hành chính, nội quy làm việc của bộ phận;
c) Trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại
Được bố trí khoa học theo các khu chức năng, bao gồm: Khu vực cung cấp thông tin về thủ tục hành chính; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, trong đó có máy lấy số xếp hàng tự động, màn hình đa phương tiện tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch;
Có hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công khai, hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, theo dõi quá trình giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4;
Áp dụng phần mềm một cửa điện tử với chức năng khoa học, rõ ràng, tiện lợi, có tính tự động cao, đảm bảo các yêu cầu theo quy định.
d) Không gian giao tiếp giữa công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cá nhân, tổ chức cần được thiết kế hợp lý, đảm bảo giao tiếp bình đẳng, minh bạch;
đ) Các cơ quan bố trí và có biển chỉ dẫn chỗ để xe miễn phí, công trình phụ để cá nhân, tổ chức đến giao dịch được biết.
4. Trang trí: Theo nghi thức công sở, đảm bảo trang trọng, hợp lý.
Biển hiệu “BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ” (nền đỏ; chữ vàng, loại chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, phông chữ Times New Roman);
Ngoài ra, cơ quan, đơn vị có thể bổ sung thêm khẩu hiệu phù hợp và không trái với quy định của pháp luật.