Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan cử đoàn ra, mời đoàn vào.
1. Lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm và lập dự toán cho các đoàn “hợp tác kinh tế” do mình tự lo liệu kinh phí theo qui định của Bộ Tài chính.
2. Trình Chủ tịch UBND Tỉnh xét duyệt đối với các đoàn thuộc quy định tại Điểm 1 Điều 1 Quy chế này.
3. Xét quyết định và chịu trách nhiệm về các đoàn “hợp tác kinh tế” thuộc quy chế tại Điểm 2 Điều 4 Quy chế này.
4. Xét chọn và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nhân sự cử ra nước ngoài, bảo đảm đúng chức danh tiêu chuẩn quy định tại Điều 6 Quy chế này.
5. Chỉ đạo chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc của từng đoàn để hoạt động đạt hiệu quả cao. Phải thông báo cho ngoại vụ UNBD Tỉnh, Công an Tỉnh trước khi đoàn ra, đoàn vào ít nhất 03 ngày.
6. Trao đổi bằng văn bản kèm theo danh sách và các yếu tố về nhân sự cần thiết với Công an Tỉnh và Bộ Nội vụ trước 5 ngày để xét duyệt về nhân sự và cấp giấy phép nhập cảnh trước khi thông báo cho các cơ quan có trách nhiệm làm thủ tục cấp thị thực nhập cảnh. Đối với các đoàn do cấp trung ương hoặc các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế ngoài Tỉnh đưa đến phải thông báo cho Công an Tỉnh trước khi đoàn đến.
7. Thông báo cho Công an Tỉnh mục đích, chương trình hoạt động, thời gian, địa điểm làm việc và tạm trú đi lại cho khách đúng quy định đối với các đoàn nêu tại Điểm 2 Điều 1 và Điều 3 Quy chế này.
8. Quản lý hoạt động của các đoàn ra, đoàn vào thuộc cơ quan mình theo chương trình đã dự kiến và thông báo với các cơ quan Công an Tỉnh.
9. quản lý và kiểm tra việc sử dụng kinh phí chi tiêu cho các đoàn ra, đoàn vào theo đúng tiêu chuẩn và các quy định của Sở Tài chính – Vật giá.
10. Báo cáo UBND Tỉnh kết quả hoạt động của các đoàn ra, đoàn vào nhất là những đoàn có nội dung quan trọng cần kiến nghị Chủ tịch UBND Tỉnh và các cơ quan có liên quan để có chủ trương, biện pháp xử lý ngay.
11. Tổng kết báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đoàn ra, đoàn vào theo những mục tiêu, chất lượng, hiệu quả, chi phí… của cơ quan mình trong năm, đồng thời lập kế hoạch cho năm sau trình Chủ tịch UBND Tỉnh và gởi các cơ quan chuyên trách.