Điều 9. Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
1. Trường hợp tiếp nhận văn bản đến là văn bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến (trên máy quét), cập nhật thông tin văn bản đến vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan.
2. Trường hợp văn bản đến là văn bản điện tử được gửi liên thông từ cơ quan khác: Khi nhận được văn bản đến văn thư tiếp nhận văn bản tại mục "Văn bản đến chờ xử lý", sau đó kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện
Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ tự động phản hồi đến bên gửi văn bản đó được chấp nhận; văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến, cập nhật thông tin tiếp nhận văn bản điện tử vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan.
Nếu chữ ký số không hợp lệ, Văn thư thao tác chuyển trả lại đơn vị ban hành văn bản trên hệ thống.
3. Văn thư phải thực hiện tiếp nhận văn bản đến và trình lãnh đạo cơ quan ngay trong ngày hoặc ngay sau khi nhận được văn bản "Khẩn", "Hỏa tốc" qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
4. Số đến của một văn bản đến do Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.
5. Văn bản điện tử đến thu hồi: đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản Thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, Thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.