Điều 8. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản do các cơ quan, đơn vị phát hành (trừ văn bản mật) phải được gửi và nhận bằng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dụng thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Các trường hợp chỉ gửi, nhận văn bản điện tử:
a) Trong phạm vi nội bộ cơ quan, đơn vị: Tất cả các văn bản trong nội bộ cơ quan đều trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử.
b) Giữa các cơ quan, đơn vị:
Văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
Văn bản hành Chính: Nghị quyết (cá biệt); Quyết định (cá biệt); Tờ trình; Chỉ thị; Quy chế; Quy định; Thông cáo; Thông báo; Phiếu báo; Hướng dẫn; Chương trình; Kế hoạch; Phương án; Đề án; Dự án; Báo cáo; Công văn; Công điện; Giấy ủy quyền; Giấy mời; Phiếu gửi; Phiếu chuyển; Thư công.
c) Văn bản gửi các Bộ, ngành: Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định hiện hành của Bộ, ngành Trung ương.
3. Các trường hợp gửi, nhận văn bản điện tử kèm văn bản giấy:
a) Văn bản hành chính: Biên bản; Hợp đồng; Bản ghi nhớ; Bản thỏa thuận; Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép.
b) Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm.
c) Văn bản hồ sơ liên quan đến quy hoạch; tài chính; tổ chức; bộ máy; nhân sự; chế độ chính sách đối với công chức, viên chức.
d) Văn bản quy phạm pháp luật gửi đến các cơ quan sau: cá nhân, tổ chức ngoài hệ thống hành chính nhà nước; cơ quan thẩm định, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng Công báo; đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật.
đ) Các tài liệu trong hồ sơ dự thảo văn bản quy phạm pháp luật là Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp, Quyết định của Ủy ban nhân dân các cấp, Quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để gửi đến cơ quan có thẩm quyền thẩm định, thẩm tra hoặc để trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15.
e) Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Thường trực Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh.
g) Trong từng giai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét ban hành Danh mục văn bản điện tử gửi, nhận giữa các cơ quan hành chính nhà nước.