Điều 18. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử
1. Đối với Hệ thống thư điện tử tỉnh
Cá nhân được phân công quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh có trách nhiệm:
- Quản lý hộp thư điện tử (cấp mới, điều chỉnh, huỷ bỏ) của các cơ quan, cá nhân phù hợp với Điều 2 và các Điều thuộc Chương II của Quy chế này, phân phối dung lượng sử dụng phù hợp cho từng hộp thư;
- Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư; đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của Hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Thường xuyên kiểm tra hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo hệ thống ở mức sẵn sàng cao; báo cáo cấp trên các trường hợp sử dụng hộp thư điện tử sai mục đích, phát tán thư rác và đề xuất biện pháp xử lý;
- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung các hộp thư và có thể phục hồi khi cần thiết;
- Lập báo cáo về tình hình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh theo yêu cầu của Điều 20 Quy chế này hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên;
- Cung cấp thông tin về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị
Bộ phận văn thư tại mỗi cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị, bao gồm:
- Kiểm tra và nhận thư tại hộp thư điện tử cơ quan theo định kỳ và khi cần thiết; luân chuyển các thư đã nhận theo quy trình xử lý thư điện tử của cơ quan;
- Gửi đi các văn bản điện tử theo các quy định tại Chương III của Quy chế này và Quy chế của cơ quan;
- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung thư đã gửi nhận (kể cả tập tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính hoặc mạng nội bộ, xoá bỏ các thư rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng hoặc các sự cố khác và tạo điều kiện tra cứu thư điện tử khi cần thiết;
- Bảo vệ mật khẩu hộp thư và các vấn đề an toàn, an ninh hộp thư;
- Thống kê, báo cáo về tình hình sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị khi gặp sự cố hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
3. Quy trình xử lý thư điện tử đến hộp thư điện tử cơ quan
Bước 1. Kiểm tra hộp thư và tiếp nhận thư điện tử
Theo thời điểm quy định trong ngày làm việc hoặc theo yêu cầu đột xuất của cấp trên - nhân viên văn thư dùng phần mềm thư điện tử trên máy trạm (MS Outlook, Thunderbird) để kiểm tra hộp thư điện tử, tiếp nhận thư điện tử đến (Receive). Quá trình đăng nhập, mở hộp thư điện tử phải áp dụng phương pháp bảo mật thích hợp như: tập tin dữ liệu thư điện tử được mã hoá, cần nhập tên và mật khẩu để truy nhập.
Bước 2. Kiểm tra phân loại thư điện tử
Nhân viên văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ thư điện tử đến dựa vào các tiêu chí kết hợp:
- Địa chỉ người gửi: phải thể hiện định dạng địa chỉ của cơ quan nhà nước hoặc cán bộ, công chức. Nếu là thư của tổ chức, cá nhân ngoài xã hội cần liên hệ, nộp đơn hoặc gửi thắc mắc khiếu nại, cần có thông tin người gửi để có thể xác nhận được và trong trường hợp này phải xem xét thêm nội dung thư;
- Tiêu đề (subject) và nội dung thư (Body) phải rõ ràng, nêu được công việc của người gửi là cần thiết, chính đáng và liên quan trực tiếp đến cơ quan; Nội dung thư không được chứa các đường liên kết (Hyperlink) hoặc đính kèm (attach) các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …). nhân viên văn thư tuyệt đối không được click vào các đường liên kết hoặc tập tin đính kèm, nếu có.
Sau khi kiểm tra sơ bộ:
- Nếu thư điện tử không hợp lệ (thư quảng cáo, thư rác, các loại thư không thuộc nội dung công việc khác): đánh dấu là Junk Mail (hoặc Spam Mail) để phần mềm thư điện tử nhận biết, xoá bỏ và ngăn ngừa về sau.
- Nếu thư điện tử hợp lệ: nhân viên văn thư trích xuất tập tin đính kèm vào một thư mục định sẵn và xem là văn bản điện tử cần xử lý; trường hợp không có tập tin đính kèm thì sao chép nội dung thư (body) và lưu thành văn bản điện tử.
Bước 3. Xử lý sơ bộ văn bản điện tử
Trước khi chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ, nhân viên văn thư thực hiện các công việc:
- Sử dụng công cụ để giải nén, giải mã (nếu văn bản được mã hoá) và quét virus đối với văn bản điện tử;
- Kiểm tra định dạng văn bản theo quy định tại Điều 13 (.pdf, .doc, odt …); nếu hợp lệ, dùng phần mềm tương ứng để mở văn bản;
- Hồi đáp đến người gửi (Reply).
Bước 4. Chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ
- Nếu cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên mạng nội bộ, nhân viên văn thư chỉ cần nạp (Upload) văn bản điện tử vào hệ thống; Các bước tiếp theo xử lý theo trình tự vận hành của phần mềm;
- Nếu cơ quan còn xử lý văn bản thủ công, nhân viên văn thư in ra một bản giấy, đóng dấu tiếp nhận (“nhận qua email”), vào sổ công văn và chuyển văn bản theo trình tự xử lý bình thường.
Bước 5. Thoát khỏi hộp thư điện tử
4. Quy trình gửi thư điện tử đi từ hộp thư điện tử cơ quan
Bước 1. Xác định loại văn bản phải gửi thư điện tử
Khi có văn bản cần phát hành, người ký văn bản cần chỉ định văn bản này sẽ được gửi theo hình thức văn bản giấy hay thư điện tử hoặc cả hai. Trường hợp không có chỉ định rõ, nhân viên văn thư căn cứ Quy chế sử dụng thư điện tử của cơ quan để xác định hình thức gửi. Nếu cơ quan chưa ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử thì áp dụng theo các quy định tại Chương III của Quy chế này.
Bước 2. Xử lý trước khi gửi
Các văn bản cần được số hoá thành các dạng chuẩn đã nêu tại Điều 13 của Quy chế này (.pdf, .doc, odt …) trước khi gửi đi.
Trường hợp cơ quan đã áp dụng chữ ký số, nhân viên văn thư áp dụng chữ ký số của người ký vào văn bản. Khi cần thiết và điều kiện cho phép, dùng phần mềm mã hoá bằng khoá công khai của người nhận.
Các văn bản điện tử này được lưu ở một thư mục riêng trước khi gửi đi.
Bước 3. Đăng nhập vào hộp thư điện tử và gửi thư điện tử đi
Nhân viên văn thư đăng nhập, mở hộp thư điện tử bằng phương pháp bảo mật. Căn cứ vào các “nơi nhận” đã được xác định ở bước 1, nhân viên văn thư thực hiện các công việc:
- Lần lượt nhập các địa chỉ hộp thư điện tử tương ứng;
- Đính kèm các văn bản điện tử đã chuẩn bị;
- Nhập nội dung phần chủ đề (Subject);
- Kiểm tra lần cuối và ra lệnh gửi đi (Send);
- Quan sát quá trình gửi cho đến khi hoàn tất.
Bước 4. Thoát khỏi hộp thư điện tử