Điều 4. Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.
1.Tất cả các loại văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư (thuộcPhòng Hành chính của Văn phòng Bộ).
2.Phòng Hành chính sẽ trả lại nơi gửi các văn bản không đúng thể thức vănbản, thủ tục hành chính, nhàu nát, khó đọc.
3.Văn thư không bóc những bì thư thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật vànhững bì thư có ghi "chỉ người có tên mới được bóc", văn bản gửi Bancán sự Đảng, đơn thư khiếu tố, thư riêng (có tên của người gửi, người nhận).
4.Đối với văn bản gửi trực tiếp cho các đơn vị, Văn thư đơn vị làm thủ tục tiếpnhận theo qui định của Chính phủ và của Bộ. Những văn bản gửi cho các đơn vị nhưnggửi qua Văn phòng Bộ, thì Phòng Hành chính Văn phòng Bộ vào sổ theo dõi riêngvà chuyển trực tiếp đến các đơn vị.
5.Các loại văn bản còn lại, Văn thư vào sổ, vào máy tính (số hiệu, cơ quan pháthành, trích yếu nội dung) để quản lý, theo dõi quá trình xử lý và trình Lãnhđạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trong ngày. Riêng những đơn, thư khiếu tố phải giữlại bì thư, để giúp cho việc tra cứu khi cần thiết.
6.Đối với điện mật, Văn thư phải chuyển ngay tới Chánh văn phòng Bộ để trình lãnhđạo Bộ hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lạiVăn thư để trả lại Cơ yếu Trung ương theo quy định.
7.Khi tiếp nhận các văn bản hoả tốc, các thông tin khác như: điện thoại, truyềnmiệng, Fax, telex, E-mail, người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộhoặc người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.
Điều5. Xử lý văn bản đến.
1.Hàng ngày, Chánh Văn phòng Bộ ghi ý kiến xử lý vào "Phiếu chuyển côngvăn"; Văn thư vào sổ theo dõi và chuyển văn bản đến các địa chỉ theo ýkiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ.
2.Các văn bản sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp trả lại Vănthư và có trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý.
3.Khi tiếp nhận văn bản do các nơi khác gửi đến, thủ trưởng đơn vị tiếp nhận cótrách nhiệm:
a.Xem xét, giải quyết đúng yêu cầu về nội dung, về thời gian và thẩm quyền quyđịnh.
b.Những văn bản không thuộc thẩm quyền của đơn vị thì trả lại Văn phòng Bộ hoặcđơn vị chuyển đến.