Điều 24. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.
2. Người đứng đầu bộ phận hành chính (bộ phận được giao thực hiện công tác văn thư lưu trữ) tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với đơn vị thuộc, trực thuộc. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan.
3. Người đứng đầu đơn vị thuộc, trực thuộc trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ hiện hành.
4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành. Thực hiện chuyển Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho lưu trữ hiện hành và thực hiện giao nộp hồ sơ điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
5. Trường hợp cá nhân, đơn vị thuộc, trực thuộc có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ hiện hành. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
6. Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu điện tử; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virus, đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
7. Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm kiểm tra, điều chỉnh đúng, đủ các thông tin, dữ liệu trước khi đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, số lượng trang, tình trạng vật lý, từ khóa, ký hiệu thông tin (nếu có).