Điều 11. Ký số, phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi
1. Ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản điện tử gửi trình ký duyệt văn bản. Sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển văn thư thực hiện các thủ tục phát hành.
a) Văn thư lấy số văn bản tự động trên hệ thống, cập nhật các thông tin theo quy định vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của hệ thống. Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử đã có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền.
b) Chữ ký số trên văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được lập điện tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử do cơ quan ban hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi
a) Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành các thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
b) Việc phát hành văn bản điện tử được thực hiện trên hệ thống, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
c) Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
d) Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
đ) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót, thiếu sót về nội dung, bảng biểu kèm theo phải được sửa đổi, thay thế, bổ sung bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
e) Thu hồi văn bản đi: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.