Có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp đảm bảo tuân thủ các quy định trong Quy chế này; chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin được gửi từ hộp thư điện tử công vụ của cá nhân.
Bảo vệ thông tin cá nhân của hộp thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ cho người khác; trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo cơ quan quản lý trực tiếp để báo cáo Sở Khoa học và Công nghệ xử lý kịp thời.
Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, các nội dung phản động chống phá nhà nước phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan để kịp thời thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ, cơ quan nơi gửi đi tài liệu đó để gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp khắc phục.
Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử công vụ, phải thông báo với đầu mối phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ hỗ trợ khắc phục và xử lý kịp thời.
