Điều 6. Các điều kiện để được thanh toán hội nghị phí:
1. Thời gian tổ chức các cuộc hội nghị được áp dụng theo quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể như sau:
- Hội nghị chuyên đề từ một buổi làm việc đến 1 ngày; đối với những đề tài, đề án, dự án lớn, có tính chất phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 2 ngày;
- Hội nghị tập huấn, triển khai, tổng kết nhiệm vụ công tác chuyên môn từ 1 đến 3 ngày tùy theo tính chất và nội dung của vấn đề;
Các lớp tập huấn từ nguồn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức nhà nước; từ nguồn kinh phí thuộc các chương trình, dự án, thì thời gian mở lớp thực hiện theo chương trình tập huấn được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Chứng từ thanh toán:
a) Quyết định triệu tập hoặc giấy mời của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, trong đó nêu rõ nội dung, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị và thành phần mời tham dự hội nghị.
b) Đối với các khoản chi phí thuê mướn phục vụ hội nghị (như thuê hội trường, in sao tài liệu, mua sắm văn phòng phẩm, thuê xe đưa đón đại biểu …): phải có hợp đồng, thanh lý hợp đồng và hóa đơn thanh toán của tổ chức cung cấp dịch vụ; trường hợp chi phí dịch vụ dưới mức 200.000 đồng thì có thể sử dụng biên lai hoặc giấy biên nhận của người cung cấp dịch vụ làm căn cứ thanh toán. Không thanh toán kinh phí thuê Hội trường, phòng họp nếu đơn vị có Hội trường, phòng họp đủ chỗ cho số cán bộ thuộc thành phần tham dự.
c) Chi bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên: Căn cứ vào bảng kê danh sách báo cáo viên, số giờ trình bày, số tiền thanh toán theo giờ và chữ ký nhận tiền của giảng viên, báo cáo viên (được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị phê duyệt).
d) Chi tiền nước uống trong cuộc họp: Phải có danh sách đại biểu tham dự và chứng từ mua nước uống, bánh kẹo hoặc hoa quả sử dụng trong cuộc họp và được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị phê duyệt làm căn cứ thanh toán.
đ) Chi hỗ trợ tiền nghỉ, hỗ trợ tiền phương tiện đi lại cho đại biểu là khách mời không hưởng lương từ ngân sách nhà nước: Chứng từ thanh toán theo quy định tại Điều 4, Khoản 3, Mục a và c của Quyết định này.
e) Chi hỗ trợ tiền ăn (theo hình thức khoán bằng tiền): Căn cứ vào bảng kê danh sách đại biểu là khách mời không hưởng lương từ ngân sách nhà nước, số ngày tham dự, số tiền thanh toán và chữ ký nhận tiền của đại biểu (được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị phê duyệt).
g) Chi bù thêm phần chênh lệch: Phải có danh sách đại biểu là khách mời hưởng lương từ ngân sách nhà nước, số ngày tham dự, số tiền thu từ công tác phí, số tiền bù chênh lệch và chứng từ thanh toán chi tổ chức ăn thực tế (được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị phê duyệt) làm căn cứ thanh toán.