Điều 4. Các điều kiện để được thanh toán công tác phí:
1. Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
2. Được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác theo yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị; hoặc cử tham gia đoàn công tác có liên quan đến công việc chuyên môn theo giấy mời của cơ quan, đơn vị chủ trì dự án, nhiệm vụ.
3. Có đủ các chứng từ thanh toán theo quy định, cụ thể:
a) Chứng từ làm căn cứ thanh toán phương tiện đi công tác gồm:
- Giấy đi đường của người đi công tác có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách);
- Vé, hóa đơn mua vé; hóa đơn thanh toán cước hành lý, tài liệu mang theo của tổ chức cung cấp dịch vụ; riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay;
- Trường hợp thuê xe dịch vụ phải có hợp đồng, thanh lý hợp đồng và hóa đơn thanh toán; nếu chi phí thuê xe dịch vụ dưới mức 200.000 đồng thì có thể sử dụng biên lai hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện làm căn cứ thanh toán;
- Riêng chứng từ thanh toán khoán tiền phương tiện đi công tác phải có bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt để làm căn cứ thanh toán;
- Lưu ý: giá thanh toán phương tiện đi công tác không bao gồm các chi phí dịch vụ khác (như: tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt khác theo yêu cầu).
b) Chứng từ làm căn cứ thanh toán phụ cấp lưu trú gồm: Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được Thủ trưởng cơ quan đơn vị duyệt và cử đi công tác; giấy đi đường có đóng dấu của cơ quan, đơn vị cử cán bộ đi công tác và ký xác nhận đóng dấu ngày đến, ngày đi của cơ quan nơi cán bộ đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
c) Chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền thuê chỗ nghỉ gồm: Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt số lượng ngày cử đi công tác; giấy đi đường có đóng dấu của cơ quan, đơn vị cử cán bộ đi công tác và ký xác nhận đóng dấu ngày đến, ngày đi của cơ quan nơi cán bộ đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú) và hóa đơn hợp pháp (trừ trường hợp thanh toán theo phương thức khoán).
Trường hợp cơ quan, đơn vị (nơi cán bộ, công chức đến công tác) đã bố trí được chỗ nghỉ không phải trả tiền thuê, thì người đi công tác không được thanh toán khoản tiền khoán thuê chỗ nghỉ. Nếu phát hiện những trường hợp cán bộ đã được cơ quan, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ nghỉ không phải trả tiền nhưng vẫn đề nghị cơ quan, đơn vị cử đi công tác thanh toán khoản tiền khoán thuê chỗ nghỉ, thì người đi công tác phải nộp lại số tiền đã thanh toán cho cơ quan, đơn vị đồng thời phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về cán bộ công chức.
d) Ngoài chứng từ thanh toán tiền tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ nghỉ tại nơi đến công tác cho cán bộ theo quy định nêu trên; trường hợp thanh toán công tác phí theo đoàn phối hợp liên ngành còn phải kèm theo công văn trưng tập (thư mời, giấy mời) của cơ quan, đơn vị chủ trì; nếu mức thanh toán phương tiện đi lại, tiền thuê chỗ nghỉ cho cán bộ đi công tác cao hơn tiêu chuẩn quy định thì phải kèm theo văn bản phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo yêu cầu khẩn cấp hoặc đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.
4. Những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:
a) Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, phục hồi chức năng.
b) Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với cán bộ đi học.
c) Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác.
d) Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.