Điều 9. Quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
1. Sở Ngoại vụ là cơ quan trực tiếp quản lý, lưu giữ hộ chiếu của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc phạm vi quản lý của thành phố Đồng Nai theo quy định của Quy chế này.
2. Trình tự, thủ tục quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện như sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được;
b) Thực hiện bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định chấp thuận cử đi công tác nước ngoài của Ủy ban nhân dân thành phố và cơ quan được ủy quyền quản lý nhà nước về giải quyết nhân sự ra nước ngoài của thành phố Đồng Nai. Cán bộ, công chức, viên chức đến nhận hộ chiếu phải thực hiện thủ tục ký nhận và gửi, nộp phiếu biên nhận theo quy định. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì cán bộ, công chức, viên chức chủ động thông báo cơ quan nơi công tác có văn bản đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định;
c) Hộ chiếu được Sở Ngoại vụ giao lại cho cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo là loại hộ chiếu theo đúng mục đích của chuyến đi công vụ ở nước ngoài; đúng người có tên trong hộ chiếu. Trường hợp người được cử đi nước ngoài khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền nhưng không thể đến Sở Ngoại vụ để nhận hộ chiếu, được quyền cử người khác đến nhận hộ chiếu thay và phải kèm giấy giới thiệu của cơ quan liên quan. Khi nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ, cán bộ, công chức, viên chức được cấp giấy biên nhận hộ chiếu theo quy định;
d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước, sử dụng hộ chiếu không đúng quy định và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu;
đ) Kịp thời thông báo bằng văn bản và chuyển giao hộ chiếu cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để thực hiện việc hủy giá trị hoặc xử lý theo thẩm quyền đối với các trường hợp hộ chiếu phải thu hồi, hủy giá trị hoặc hộ chiếu của người không còn thuộc diện được quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định.