Điều 13. Lập biên bản:
Căn cứ vào bảng kê hiện vật đã được thợ kỹ thuật xác nhận, nhân viên ghi chép biên bản lập biên bản giao nhận ghi rõ:
- Ngày, tháng, năm, địa điểm giao nhận.
- Lý do, căn cứ giao nhận (theo Quyết định nào, Lệnh nào)
- Bên giao: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người giao.
- Bên nhận: Họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân của người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho).
- Hình thức giao nhận: Kiểm định hiện vật hay nguyên gói niêm phong.
- Tên hiện vật, số lượng, khối lượng, chất lượng, kích cỡ từng hiện vật.
- Những ghi chú cần thiết:
+ Chênh lệch số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ so với biên bản gốc hoặc bảng kê của người giao.
+ Phương pháp kiểm định và ký mã hiệu các loại dụng cụ cân, đo, đếm đã dùng.
- Người giao, người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) đều phải ký tên vào biên bản giao nhận.
- Thủ trưởng cơ quan nhận hiện vật ký xác nhận.
Biên bản lập thành 4 bản: 1 bản người giao hiện vật giữ để làm chứng từ biên nhận; 1 bản giao cho kế toán kèm theo các chứng từ giao nộp để làm thủ tục nhập kho và thanh toán; 1 bản giao cho thủ kho; 1 bản để kèm vào gói hiện vật (nếu nhận theo niêm phong).
Ngoài biên bản giao nhận nêu trên, các trường hợp gửi ngân hàng còn phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản.