Quyết định số 78/2000/QĐ-NHNN6 Ban hành quy chế phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý trong ngành ngân hàng

Việc xác định số lượng, khối lượng, chất lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá quý phải cụ thể và chính xác.

Kim khí quý, đá quý được phân thành các danh mục sau: Loại, phân loại hoặc phân loại chất lượng.

Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận được thực hiện lần lượt đối với từng khách hành, theo từng loại, từng phân loại; kiểm nhận, đóng gói xong phân loại, loại này mới được nhận sang phân loại, loại khác; giao nhận xong hiện vật của người này mới giao nhận đến hiện vật của người khác để tránh nhầm lẫn.

Bước 1: Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp đối với tài sản:

- Nhận kim khí quý, đá quý của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản chỉ định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ liên quan tới tài sản.

- Nhận kim khí quý, đá quý của đơn vị trong cùng hệ thống ngân hàng phải có Lệnh xuất kho của Thủ trưởng đơn vị giao.

- Nhận kim khí quý, đá quý của cá nhân, đơn vị dùng để thế chấp, cầm cố các khoản vay phải có các giấy tờ theo chế độ tín dụng hiện hành.

- Nhận vàng miếng do Ngân hàng Nhà nước mua của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp theo văn bản xác nhận giao dịch mua, bán vàng miếng; nhận vàng nguyên liệu theo hợp đồng nhập khẩu (hoặc ủy thác nhập khẩu); nhận vàng miếng gia công theo hợp đồng gia công vàng miếng giữa Ngân hàng Nhà nước với đơn vị gia công vàng miếng phải có đầy đủ giấy tờ giao nhận theo quy định.

Phải có bảng kê hiện vật kèm theo.

Căn cứ vào bảng kê hiện vật đã được thợ kỹ thuật xác nhận, nhân viên ghi chép biên bản lập biên bản giao nhận ghi rõ:

- Ngày, tháng, năm, địa điểm giao nhận.

- Lý do, căn cứ giao nhận (theo Quyết định nào, Lệnh nào)

- Bên giao: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người giao.

- Bên nhận: Họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân của người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho).

- Hình thức giao nhận: Kiểm định hiện vật hay nguyên gói niêm phong.

- Tên hiện vật, số lượng, khối lượng, chất lượng, kích cỡ từng hiện vật.

- Những ghi chú cần thiết:

+ Chênh lệch số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ so với biên bản gốc hoặc bảng kê của người giao.

+ Phương pháp kiểm định và ký mã hiệu các loại dụng cụ cân, đo, đếm đã dùng.

- Người giao, người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) đều phải ký tên vào biên bản giao nhận.

- Thủ trưởng cơ quan nhận hiện vật ký xác nhận.

Biên bản lập thành 4 bản: 1 bản người giao hiện vật giữ để làm chứng từ biên nhận; 1 bản giao cho kế toán kèm theo các chứng từ giao nộp để làm thủ tục nhập kho và thanh toán; 1 bản giao cho thủ kho; 1 bản để kèm vào gói hiện vật (nếu nhận theo niêm phong).

Ngoài biên bản giao nhận nêu trên, các trường hợp gửi ngân hàng còn phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản.

Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp pháp, hợp lệ đối với tài sản giao nhận như quy định tại bước 1, Điều 12 Quy chế này. Người giao hiện vật theo niêm phong phải có bảng kê chi tiết các hiện vật, tên từng hiện vật; số lượng, chất lượng và khối lượng nếu xác định được.

Tổ giao nhận chứng kiến và hướng dẫn người giao tự mình đóng gói, hộp niêm phong các hiện vật. Trong gói, hộp có bảng kê và biên bản kèm theo. Biên bản lập theo quy định ở Điều 13 Quy chế này, có ghi rõ nhận theo gói, hộp niêm phong. Niêm phong ghi rõ: Cơ quan giao, người giao, họ tên, chữ ký của người đóng gói, hộp niêm phong (thuộc bên giao); ngày tháng năm giao, người giao ký.

Ngân hàng nhận theo gói, hộp niêm phong sẽ không chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng và khối lượng hiện vật trong gói, hộp đã niêm phong.

Trường hợp các quầy giao dịch, cửa hàng trực thuộc nộp kim khí quý, đá quý theo niêm phong về kho Hội sở chính, nếu cần thiết hoặc nghi vấn thì Thủ trưởng đơn vị ngân hàng Quyết định tổ chức kiểm định chất lượng như quy định tại Điều 12 Quy chế này.

Đối với việc nhận vàng miếng Ngân hàng Nhà nước mua của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, Ngân hàng Nhà nước tổ chức thực hiện hoặc thuê tổ chức khác kiểm nhận vàng theo miếng nguyên niêm phong của Công ty SJC. Trường hợp cần thiết phải tổ chức kiểm định lại chất lượng vàng phải có sự chứng kiến của người đại diện tổ chức tín dụng, doanh nghiệp giao vàng.

Đối với việc nhận sản phẩm vàng miếng gia công từ vàng nguyên liệu của Ngân hàng Nhà nước, thực hiện kiểm đếm và nhận theo miếng nguyên niêm phong của Công ty SJC.

Đối với việc nhận vàng nguyên liệu theo hợp đồng nhập khẩu (hoặc ủy thác nhập khẩu), Ngân hàng Nhà nước thực hiện nhận theo gói, kiện nguyên niêm phong của nhà sản xuất.

Cuối mỗi buổi, mỗi ngày làm việc, nếu chưa kiểm nhận xong thì tất cả kim khí quý, đá quý phải dựng trong túi hoặc hộp, đưa vào trong hòm sắt có khoá và niêm phong cẩn thận. Người giao tự tay gói và niêm phong toàn bộ số tài sản của mình cùng với bảng kê tài sản theo sự hướng dẫn và chứng kiến của các nhân viên trong Tổ giao nhận. Trên niêm phong có chữ ký của người giao, người đóng gói và hiện vật phải được đưa vào bảo quản trong kho tiền. Tổ trưởng viết giấy biên nhận, có chữ ký của Thủ kho và Thủ trưởng đơn vị ngân hàng đưa cho người giao.

Khi nhận lại gói, hộp hiện vật để kiểm nhận tiếp, người giao phải kiểm tra lại niêm phong. Nếu đúng thì trả lại giấy biên nhận cho tổ trưởng Tổ giao nhận để huỷ bỏ và tiếp tục kiểm nhận.

- Lênh xuất kho của Thủ trưởng ngân hàng;

- Phiếu xuất kho;

- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền của người nhận, cơ quan nhận (nếu nhận thay);

- Chứng minh nhân dân của người nhận;

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho phải ghi sổ theo dõi, ghi thẻ kho rồi mới đem hiện vật ra giao. Trước khi mở gói, hộp hiện vật, các thành viên xuất kho của ngân hàng phải kiểm tra lại niêm phong, nếu không nghi vấn mới được mở. Sau khi mở gói, hộp phải căn cứ vào biên bản giao nhận, phiếu kiểm định hiện vật và bảng kê cũ để đối chiếu lại số lượng, khối lượng, chất lượng cho khớp đúng rồi mới tiến hành xuất theo phiếu xuất kho. Khi xuất kho cũng phải lập biên bản và bảng kê số hiện vật xuất kho. Nếu xuất chưa hết số hiện vật trong gói, hộp thì số hiện vật còn lại là chênh lệch số liệu giữa biên bản và bảng kê nhập kho ban đầu với số liệu trên biên bản và bảng kê xuất kho lần này. Số hiện vật còn lại sẽ được đóng gói niêm phong mới kèm theo các bảng kê nhập và xuất nói trên. Thẻ kho vẫn giữ nguyên số liệu cũ.

Khi xuất giao hiện vật theo nguyên gói, hộp niêm phong phải có các giấy tờ như quy định tại Điều 16 Quy chế này, biên bản và hợp đồng bảo quản (nếu có) đã giao nhận trước đây. Riêng đối với tài sản gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản của Thủ trưởng cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với tài sản đó.

Khi giao hiện vật phải lập biên bản và xuất nguyên gói, hộp theo biên bản đã giao nhận lần trước.

Trường hợp người nhận chỉ xin nhận một phần trong gói, hộp thì phải làm thủ tục trả gọn gói, hộp và sau đó làm lại thủ tục giao nhận theo gói, hộp niêm phong mới.

Việc mở gói, hộp niêm phong phải do chính người có tên trên niêm phong hoặc người được uỷ quyền tự tay mở.

Trước khi giao, ngân hàng giao yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ niêm phong và bên ngoài gói, hộp. Sau khi giao, người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, chất lượng tài sản trong gói, hộp. Nếu thấy cần thiết, bên nhận có quyền mời cơ quan giám định trước khi tự tay mở gói, hộp niêm phong.

Trường hợp ngân hàng làm mất hoặc rách, mờ niêm phong, không xác định được nội dung ghi trên niêm phong thì hai bên cùng bàn bạc xử lý hoặc mời đại diện cơ quan chức năng đến giám định và chứng kiến việc giao, nhận tài sản.

Đối với việc giao vàng miếng theo văn bản xác nhận giao dịch mua, bán vàng miếng giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, Ngân hàng Nhà nước thực hiện giao theo miếng nguyên niêm phong của Công ty SJC. Tổ chức tín dụng, doanh nghiệp tổ chức kiểm đếm và nhận vàng theo miếng nguyên niêm phong của Công ty SJC.

Đối với việc giao vàng nguyên liệu giữa Ngân hàng Nhà nước với đơn vị gia công để gia công thành vàng miếng SJC, Ngân hàng Nhà nước thực hiện giao theo gói, kiện nguyên niêm phong của nhà sản xuất.

Đối với việc giao vàng nguyên liệu theo hợp đồng xuất khẩu (hoặc ủy thác xuất khẩu), Ngân hàng Nhà nước thực hiện giao theo quy định của hợp đồng.

Việc bảo quản, vận chuyển, kiểm tra, kiểm kê, bàn giao, xử lý thừa thiếu kim khí quý, đá quý; dịch vụ nhận bảo quản tài sản quý được thực hiện theo quy định tại Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá ban hành theo Quyết định số 60/2006/QĐ-NHNN ngày 27/12/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.