Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong xử lý, giải quyết hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi nhận được hồ sơ, công việc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân; tiếp nhận, xử lý, lập danh mục theo dõi quá trình xử lý các hồ sơ, công việc và thực hiện lưu trữ theo quy định.
2. Hồ sơ, công việc do các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi, trình phải được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc người có thẩm quyền xử lý, chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân xử lý. Việc chuyển giao hồ sơ,
công việc phải bảo đảm chính xác và bảo mật nội dung. Tất cả hồ sơ, công việc phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý trên môi trường điện tử, trừ trường hợp hồ sơ trình có nội dung thuộc bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những hồ sơ, công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền xử lý, giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại Điều 10 Quy chế này và có đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Quy chế này.
4. Khi nhận được hồ sơ trình của cơ quan trình, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thẩm tra độc lập hồ sơ và lập Phiếu trình giải quyết hồ sơ, công việc, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc thẩm tra của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được Ủy ban nhân dân tỉnh quy định cụ thể tại Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, bao gồm:
a) Thẩm tra về trình tự, thủ tục;
b) Thẩm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản dự thảo;
c) Thẩm tra về nội dung và tính thống nhất, hợp pháp của văn bản;
d) Thẩm tra về thẩm quyền giải quyết.
Trong quá trình thẩm tra, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với cơ quan chủ trì soạn thảo để chỉnh sửa những nội dung chưa đúng, chưa phù hợp trong văn bản dự thảo, trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trường hợp có ý kiến trái chiều hoặc chưa thống nhất với nội dung tham mưu của cơ quan trình, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo văn bản chỉ đạo theo nội dung tham mưu của cơ quan trình, nhưng được bảo lưu ý kiến và trình bày rõ trong Phiếu trình. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi giải quyết công việc cần ghi rõ trong Phiếu trình về quan điểm chỉ đạo của mình theo đề xuất của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hay cơ quan trình. Việc thẩm tra của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là khâu kiểm soát cuối cùng trước khi trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định, nhằm bảo đảm hồ sơ trình đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục, thống nhất về nội dung và thể thức; cơ quan chủ trì vẫn chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung tham mưu, tính hợp pháp, tính chính xác và tính khả thi của hồ sơ trình.
5. Thời hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hoàn thành công việc thẩm tra, lập Phiếu trình và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định tùy theo nội dung, tính phức tạp của hồ sơ, công việc trình, nhưng tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ theo quy định, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có yêu cầu khác.
6. Việc xử lý, lập danh mục hồ sơ, công việc được lưu trữ có hệ thống bằng cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, tiến tới chỉ lưu trữ điện tử, trừ văn bản mật được xử lý, lưu trữ theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
7. Nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao bằng văn bản hoặc cập nhật trên Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành (TD Office), Hệ thống phần mềm theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ phải xác định đầy đủ: cơ quan, cá nhân chủ trì; cơ quan phối hợp; nội dung công việc; thời hạn hoàn thành; sản phẩm đầu ra; cấp có thẩm quyền quyết định. Trường hợp văn bản đề xuất của cơ quan chủ trì tham mưu chưa xác định đầy đủ các nội dung trên, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị cơ quan chủ trì tham mưu hoàn thiện trước khi trình ký, phát hành.