Điều 11. Yêu cầu đối với hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật và Quy chế này, thực hiện trên môi trường điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số.
Trường hợp pháp luật có quy định hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải có tài liệu kèm theo thì thực hiện theo quy định của pháp luật đó.
2. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bao gồm:
a) Phiếu trình giải quyết hồ sơ, công việc;
b) Tờ trình hoặc văn bản, báo cáo của cơ quan chủ trì trình;
c) Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, ban hành và dự thảo văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền (nếu có);
d) Báo cáo thẩm định (nếu có); đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật bắt buộc phải có báo cáo thẩm định của Sở Tư pháp;
đ) Ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến vấn đề trình (nếu có); bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có);
e) Các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có);
g) Phiếu kiểm soát thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định đối với hồ sơ thủ tục hành chính một cửa;
h) Các tài liệu khác có liên quan theo quy định pháp luật.
3. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải đúng thẩm quyền giải quyết và phải được người có thẩm quyền ký, đóng dấu đúng quy định. Trường hợp người đứng đầu cơ quan, đơn vị vắng mặt, phải có văn bản ủy quyền cho cấp phó ký theo quy định.
4. Hồ sơ, công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được gửi dưới dạng văn bản điện tử có ký số đúng thẩm quyền và được gửi, nhận qua Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành (TD Office) của tỉnh hoặc hệ thống tương đương của tỉnh. Trường hợp chưa có ký số thì gửi đồng thời văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với các văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa, các cơ quan, tổ chức gửi song song bản giấy và bản điện tử. Riêng văn bản mật, thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Trường hợp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hồ sơ, công việc trình chưa được kết nối liên thông với Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành của tỉnh và các hồ sơ trình của cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống hành chính nhà nước, thì thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến Ủy ban nhân dân tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.
6. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan khác, hồ sơ trình phải kèm theo ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Cơ quan chủ trì phải tổng hợp đầy đủ, trung thực các quan điểm của cơ quan được xin ý kiến vào văn bản trình; trường hợp cơ quan chủ trì có ý kiến khác với ý kiến của cơ quan được xin ý kiến thì phải giải trình, nêu rõ lý do. Trường hợp đã có văn bản xin ý kiến tham gia nhưng cơ quan được xin ý kiến chưa trả lời, hồ sơ trình phải báo cáo đầy đủ danh sách các cơ quan được xin ý kiến nhưng chưa trả lời.
7. Cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã không trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến đối với công việc đã được phân cấp, ủy quyền hoặc đã có quy định, tiêu chuẩn, định mức, quy trình rõ ràng thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trả lại hồ sơ trình không đúng thẩm quyền, trình vượt cấp hoặc trình công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của chính cơ quan trình và nêu rõ lý do trả lại.