Điều 6. Cách thức sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử trước khi phát hành phải được ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ cá nhân của người có thẩm quyền ký văn bản và chữ ký số chuyên dùng công vụ của cơ quan, tổ chức do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực.
2. Ký số trên văn bản điện tử đi:
a) Kiểm tra nội dung, thể thức, chuyển định dạng văn bản điện tử: Văn bản điện tử sau khi được người đứng đầu hoặc lãnh đạo của đơn vị soạn thảo kiểm tra về nội dung, thể thức thì trình đến người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Trường hợp văn bản điện tử có định dạng không thể thực hiện ký số trực tiếp thì chuyển văn bản điện tử sang định dạng Portable Document Format (.pdf) để trình người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
b) Thực hiện ký số chuyên dùng công vụ cá nhân: Người có thẩm quyền ký văn bản sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ cá nhân của mình để ký văn bản và chuyển đến Văn thư. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Thực hiện ký số chuyên dùng công vụ cơ quan, tổ chức: Văn thư cơ quan, tổ chức kiểm tra thể thức văn bản điện tử; trường hợp văn bản điện tử đảm bảo thể thức theo quy định thì sử dụng ký số chuyên dùng công vụ của cơ quan, tổ chức để thực hiện ký số lên văn bản. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Ký số trên văn bản giấy đến:
Văn thư kiểm tra tính toàn vẹn, giá trị pháp lý của văn bản giấy đến, trường hợp văn bản giấy đến đảm bảo rõ ràng chính xác theo đúng quy định pháp luật thì Văn thư cơ quan, tổ chức sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ của cơ quan, tổ chức để ký sao y văn bản. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.