Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, quản lý về lưu trữ; đưa nội dung chấp hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ vào tiêu chí xét thi đua, khen thưởng hàng năm của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng Quy định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
a) Thực hiện soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
b) Chấp hành lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ công việc vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.