Điều 6. - Thông tin cập nhật thường xuyên hàng tháng :
1- Cấp phường xã, thị trấn :
UBND và Công an phường, xã, thị trấn tổ chức chỉ đạo các nhân viên Thống kê, Lao động, Tư pháp cùng phối hợp với lực lượng cảnh sát khu vực, công an viên, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng ấp thường xuyên thu thập, ghi chép các thông tin biến động dân số và ghi phiếu báo đối với 7 loại phiếu : báo sinh, báo tử, báo chuyển đi, báo chuyển đến, báo kết hôn, báo ly hôn, báo thay đổi chủ hộ, và phải đảm bảo thu thập thông tin toàn bộ những người thực tế cư trú, không phân biệt có hay không có hộ khẩu tại địa bàn.
Cảnh sát khu vực và công an viên cần kết hợp với việc quản lý thường xuyên nhân hộ khẩu để tiến hành thu thập thông tin cập nhật các biến động dân số từ lúc kê khai lần đầu đến ngày báo cáo để mỗi phường, xã, thị trấn đều có cơ sở dữ liệu đúng với thực tế.
Các phiếu báo sinh, báo tử, báo kết hôn, báo ly hôn do UBND phường xã, thị trấn ký xác nhận. Các phiếu báo chuyển đi, báo chuyển đến, báo thay đổi chủ hộ, báo thay đổi tình trạng hộ khẩu do công an phường, xã, thị trấn ký xác nhận.
Các thu thập thông tin của UBND và công an phường xã, thị trấn như sau :
a- UBND phường, xã, thị trấn :
Kiểm tra, thống kê lại mọi trường hợp biến động về sinh, tử, kết hôn, ly hôn kể từ thời điểm kê khai đổi sổ xong đến nay ; tiến hành lập các phiếu báo đối với các trường hợp có làm thủ tục qua UBND, đóng dấu xác nhận và chuyển toàn bộ phiếu lập được sang công an phường, xã, thị trấn để công an phường, xã, thị trấn bổ sung những chỉ tiêu cần thiết trên phiếu báo mà UBND chưa ghi được (các trường hợp cư trú nhưng không có hộ khẩu tại địa bàn, số thứ tự hộ, số địa bàn, số sổ hộ khẩu NK4, NK3a...).
b- Công an phường, xã, thị trấn :
Công an phường, xã, thị trấn, cảnh sát khu vực, công an ấp, công an viên kết hợp với tổ dân phố, tổ nhân dân kiểm tra, thống kê mọi tình hình phát sinh biến động về sinh, chết, đi, đến, kết hôn, ly hôn đối với toàn bộ nhân khẩu thực tế cư trú trên từng địa bàn dân cư, không phân biệt có hay không có hộ khẩu tại địa bàn. Công an phường, xã, thị trấn có trách nhiệm :
1. Thông qua cảnh sát khu vực, công an viên, thu thập toàn bộ thông tin về người chuyển đi, người chuyển đến để giao cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2. Ghi phiếu báo thông tin về thay đổi chủ hộ (các trường hợp chủ hộ mất, thay chủ hộ mới hoặc tách hộ...) và chuyển cho công an quận, huyện kèm theo đơn đề nghị đổi chủ hộ của hộ. Công an quận, huyện xét duyệt xong, ký , đóng dấu và chuyển phiếu báo cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê thường xuyên hàng tháng theo qui định.
3. Bổ sung đầy đủ những thông tin trong các phiếu báo về sinh, chết, kết hôn, ly hôn do UBND chuyển qua.
4. Lập các phiếu báo biến động về các trường hợp sinh, tử, kết hôn, ly hôn đối với những trường hợp mà thông tin của UBND còn thiếu như :
+ Các trường hợp biến động về sinh, chết, kết hôn, ly hôn của những nhân khẩu thực tế cư trú không có hộ khẩu tại địa bàn.
+ Những biến động của nhân khẩu thực tế cư trú có hộ khẩu tại địa bàn nhưng chưa được UBND lập phiếu báo (ví dụ những trẻ em mới sinh nhưng chưa làm giấy khai sinh tại UBND, những trẻ sinh ra chết ngay...).
5. Tập hợp toàn bộ thông tin về các biến động nói trên của phường, xã, thị trấn trong kỳ để chuyển giao Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2- Cấp quận huyện :
Công an quận, huyện chịu trách nhiệm trực tiếp thu thập và ghi phiếu báo đối với các loại phiếu :
1. Phiếu báo thông tin đổi sổ hộ khẩu :
Công an quận huyện phải rà lại toàn bộ tình hình đổi sổ hộ khẩu trong quận huyện và ghi vào phiếu báo theo mẫu qui định của Ban chỉ đạo thành phố để cập nhật thông tin đổi sổ. Hàng tháng, ghi các phiếu báo biến động về tình hình đổi sổ, cấp sổ cho những người mới chuyển đến, những hộ mới tách nhập... gởi cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2. Phiếu báo thông tin biến động về tình hình cấp phát chứng minh nhân dân :
Ghi lại các trường hợp cấp chứng minh nhân dân mới, đổi chứng minh nhân dân sau thời điểm kê khai của từng phường xã để cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Hàng tháng cung cấp đều đặn các thông tin nói trên theo qui định của Ban chỉ đạo thành phố.
3. Phiếu báo cho những người mới được xét cấp sổ hộ khẩu thường trú tại TP HCM kể từ khi kê khai đến nay và sau đó tiếp tục cung cấp thông tin hàng tháng.
4. Chuyển các phiếu báo về thay đổi chủ hộ (do phường, xã, thị trấn lập và chuyển lên quận huyện kèm theo đơn của hộ) đã được duyệt cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê hàng tháng.
3- Cấp thành phố :
+ PC13 - CATP : Chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu thập và ghi :
- Phiếu báo thông tin biến động về chứng minh nhân dân được thực hiện tại PC 13.
- Phiếu báo tình hình giải quyết xét cấp mới sổ hộ khẩu thường trú tại thành phố và các trường hợp chuyển đi khỏi thành phố.
+ Sở Tư pháp : chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu thập và ghi phiếu báo đối với phiếu báo thông tin về xin thay đổi hộ tịch của người dân.