Điều 4. - Thông tin cập nhật thường xuyên hàng tháng :
Gồm 11 phiếu báo thông tin sau đây :
1- “Phiếu báo sinh” : Dùng để ghi các thông tin về trẻ em do các bà mẹ là “nhân khẩu thực tế cư trú” sinh ra và “Phiếu báo bổ sung giấy khai sinh” dùng cho cơ quan hộ tịch báo bổ sung các chỉ tiêu pháp lý cho trẻ mới sinh.
2- “Phiếu báo tử ” : Dùng để ghi các thông tin về những nhân khẩu thực tế cư trú bị chết và “Phiếu báo bổ sung giấy khai tử” dùng cho cơ quan hộ tịch báo bổ sung về mặt pháp lý cho người chết.
3- “Phiếu báo chuyển đi ” : Được lập cho những “nhân khẩu thực tế cư trú” đã rời hẳn nơi ở cũ đến cư trú nơi ở mới (có ý định ở nơi mới từ 6 tháng trở lên như bán nhà đi ở nơi khác, xuất cảnh đi nước ngoài, nhập ngũ ở tại đơn vị, đi tù, tập trung học tập cải tạo, đi lấy chồng, chuyển công tác...)
Những trường hợp đi không rõ lý do hoặc mất tích, nếu đã vắng mặt quá 6 tháng cũng lập phiếu báo chuyển đi.
Xác định trường hợp chuyển đi là rời khỏi phường, xã, thị trấn. Nếu chỉ di chuyển trong nội bộ phường, xã, thị trấn thì không coi là “chuyển đi” mà chỉ thực hiện chế độ thông báo di chuyển nội bộ phường, xã.
4- “Phiếu báo chuyển đến ” : Được lập cho những nhân khẩu thực tế đã chuyển đến ở tại địa phương từ 6 tháng trở lên hoặc mới tới nhưng có ý định ở lâu dài trên 6 tháng (không phân biệt có hộ khẩu hay không có hộ khẩu tại địa bàn) như : những người đã đến ở và được nhập hộ khẩu thường trú, những người đã mua nhà và đã đến ở, bộ đội xuất ngũ về, những người đi tù, học tập cải tạo hoặc đi lao động bắt buộc về...
Phạm vi xác định trường hợp chuyển đến là phường, xã, thị trấn. Những nhân khẩu ở phường, xã, thị trấn khác chuyển đến thì mới tính là trường hợp chuyển đến. Chú ý các trường hợp sau :
- Nếu người chuyển đến đã có khai “Bản nhân khẩu thực tế cư trú” thì lập phiếu báo chuyển đến cần kèm theo “Phiếu báo chuyển đi” đã được địa phương nơi chuyển đi xác nhận.
- Nếu người chuyển đến trước đây chưa kê khai “Bản khai nhân khẩu cư trú” thì lập phiếu báo chuyển đến kèm theo “Bản khai nhân khẩu thực tế cư trú” của người (hoặc hộ) chuyển đến, có ghi đầy đủ thông tin từng người theo 23 chỉ tiêu trong bản khai.
5- “Phiếu báo kết hôn ” : Dùng để ghi các thông tin cho những nhân khẩu thực tế cư trú đã có đăng ký kết hôn và có “Giấy chứng nhận kết hôn” (Mẫu TP / HT6) của UBND phường, xã, thị trấn cấp hoặc chưa làm đăng ký kết hôn nhưng thực tế sống chung như vợ chồng được gia đình, xã hội công nhận.
6- “Phiếu báo ly hôn ” : Dùng để ghi các thông tin cho những nhân khẩu thực tế cư trú đã có quyết định thuận tình ly hôn hay bản án ly hôn của Tòa án nhân dân quận, huyện hoặc thành phố cấp (không tính những trường hợp ly thân).
7- Phiếu báo thay đổi chủ hộ : Dùng để ghi những thông tin của những hộ có sự thay đổi chủ hộ như trường hợp chủ hộ bị chết, thay chủ hộ mới hoặc trường hợp tách hộ (từ một hộ thành hai hộ), nhập hộ (từ hai hộ thành một hộ) có sự thay đổi về chủ hộ.
8- Phiếu báo thông tin thay đổi về sổ hộ khẩu mới : Dùng để báo thông tin của những hộ, những người đã chính thức được đổi sổ hộ khẩu mới hoặc mới được cấp sổ hộ khẩu mới do tách hộ, do mới chuyển đến hoặc đổi sổ hộ khẩu do thay đổi số nhà, tên đường, phường, xã...
9- Phiếu báo thông tin biến động về đăng ký hộ khẩu (những người từ không có hộ khẩu TP được cấp hộ khẩu TP hoặc ngược lại) : Dùng để báo thông tin biến động về đăng ký hộ khẩu của từng người, từng hộ như trường hợp những người trước không có hộ khẩu thành phố nay được xét cấp, những người trước đang có hộ khẩu nay bị cắt (xuất cảnh...).
10- Phiếu báo thông tin về tình hình cấp phát Chứng minh nhân dân : Dùng để báo thông tin biến động về việc cấp giấy chứng minh nhân dân cho những người đến tuổi, cấp lại chứng minh nhân dân cho những người mất giấy, đổi giấy cho những người có hộ khẩu thành phố đang sử dụng chứng minh nhân dân tỉnh khác.
11- Phiếu báo thay đổi hộ tịch : Báo những thông tin thay đổi về hộ tịch đối với những người đã kê khai “bản khai nhân khẩu thực tế cư trú” như thay đổi về họ tên, năm sinh, dân tộc, quê quán...