Điều 10. Tổ chức phân loại và xác nhận hồ sơ kê khai đăng ký nhà ở, đất ở tại cấp phường:
UBND cấp phường thành lập Hội đồng đăng ký nhà ở, đất ở cấp phường theo điều 18 của qui định này để kiểm tra và phân loại hồ sơ kê khai đăng ký. Việc phân loại hồ sơ như sau:
1. Hội đồng đăng ký nhà ở, đất ở cấp phường có trách nhiệm xác nhận cho từng hồ sơ về diện tích nhà ở, đất ở; nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất; ranh giới, mốc giới sử dụng; tình trạng tranh chấp hoặc khiếu nại về nhà đất.
2. Hội đồng lập biên bản phân loại hồ sơ:
2.1- Các hồ sơ thuộc qui định tại Điều 4: UBND phường lập danh sách kèm theo hồ sơ kê khai đăng ký và chuển lên Sở Địa chính -Nhà đất hoặc đề nghị chủ nhà nộp trực tiếp hồ sơ tại Sở Địa chính -Nhà đất (theo quy định tại Điều 11) để thẩm định và trình UBND Thành phố xét cấp ngay Giấy chứng nhận
2.2- Các hồ sơ thuộc qui định tại Điều 5 thì Hội đồng lập hồ sơ đề nghị Chủ tịch UBND cấp phường báo cáo UBND cấp quận thẩm định và xét duyệt. Hồ sơ gồm có:
- Tờ trình của Chủ tịch UBND cấp phường đề nghị xét duyệt cấp Giấy chứng nhận.
- Biên bản xét phân loại hồ sơ cuả Hội đồng kê khai đăng ký nhà ở, đất ở cấp phường.
- Danh sách kèm theo hồ sơ kê khai đăng ký của các trường hợp được đề nghị xét cấp Giấy chứng nhận.
3. Các hồ sơ trước khi báo cáo UBND cấp quận hoặc chuyển Sở Địa chính -Nhà đất UBND cấp phường phải chịu niêm yết công khai kết quả phân loại tại trụ sở UBND phường trong thời gian 10 ngày và thông báo cho nhân dân trong địa phương biết.
Các trường hợp khiếu nại, Hội đồng kê khai đăng ký nhà ở, đất ở cấp phường phải tổ chức thẩm tra, xác minh và lập biên bản chuyển cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định tại Điều 17.
4. UBND cấp phường có trách nhiệm căn cứ kết quả phân loại hồ sơ của Hội đồng đăng ký cấp phường, thị trấn, tổ chức lập Sổ Mục kê và Sổ địa chính. Sổ Mục kê và Sổ địa chính được lập thành 03 bộ được Chủ tịch UBND phường và Giám đốc Sở Địa chính -Nhà đất ký duyệt. Sổ Mục kê và Sổ địa chính được giao UBND phường, UBND quận và Sở Địa chính -Nhà đất mỗi tổ chức 01 bộ để quản lý và theo dõi trong quá trình cấp Giấy chứng nhận.