Điều 8. Thủ tục và quy trình đón đoàn vào
1. Thủ tục đón đoàn vào; 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 bản gốc thư hoặc công văn liên hệ của phía nước ngoài (văn bản bằng tiếng nước ngoài và bản dịch tiếng Việt có công chứng), trong đó ghi rõ: Nội dung, chương trình, thành phần (gồm các thông tin liên quan về: họ tên, tuổi, giới tính, quốc tịch, nghề nghiệp, số hộ chiếu, visa thời hạn hộ chiếu), thời gian, địa điểm làm việc;
b) 01 bản gốc (hoặc bản sao có chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) các văn bản liên quan đến tư cách pháp nhân của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp nước ngoài;
c) 01 bản gốc văn bản đề xuất của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh trực tiếp làm việc với đoàn, trong đó ghi rõ: nội dung, chương trình, thành phần, thời gian, kinh phí đón tiếp, địa điểm làm việc.
2. Quy trình đón đoàn vào:
Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tiếp nhận thủ tục đoàn vào.
a) Đối với các đoàn thuộc khoản 2, Điều 7, Sở Ngoại vụ nhận hồ sơ, lập tờ trình trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. Thời hạn nhận và trả kết quả là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
b) Đối với các đoàn thuộc khoản 2, khoản 3, Điều 7 mà thành phần làm việc với đoàn có lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ tham mưu chương trình, kế hoạch đón tiếp đoàn xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy trước khi trình Ủy ban nhân tỉnh quyết định;
c) Đối với các đoàn thuộc khoản 4, Điều 7, Sở Ngoại vụ nhận hồ sơ và quyết định trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp các đoàn có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, các vấn đề nhạy cảm cần xin ý kiến Bộ Ngoại giao và Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ phải thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết. Thời hạn trả lời là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.