Điều 20. Ghi chép, lưu giữ hồ sơ, truy xuất nguồn gốc và thu hồi sản
phẩm
Việc lưu giữ hồ sơ nhằm đảm bảo truy xuất được tính toàn vẹn trong toàn bộ hoạt động sản xuất hữu cơ và khả năng thu hồi sản phẩm bằng cách theo dõi dữ liệu sản xuất (dữ liệu về vật tư, nguyên liệu đầu vào…) và nhật ký sản xuất.
1. Mỗi điểm sản xuất riêng biệt được nhận diện bằng tên hoặc mã hiệu. Tên hoặc mã hiệu được đặt tại điểm sản xuất và được ghi lại trên bản đồ. Tên hoặc mã hiệu của địa điểm được lưu giữ lại trên tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến địa điểm đó.
2. Cơ sở phải duy trì hồ sơ về việc mua hàng, kiểm kê hàng tồn kho của tất cả các vật tư, nguyên liệu đầu vào sử dụng cho sản xuất, sơ chế.
3. Tài liệu, hồ sơ phải nhận diện rõ nguồn gốc, quá trình vận chuyển, sử dụng và kiểm kê các vật tư, nguyên liệu đầu vào không hữu cơ ở tất cả các khâu sản xuất, sơ chế.
4. Hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải cho phép truy xuất được nguồn gốc của sản phẩm hữu cơ tại bất cứ thời điểm nào.
5. Các hồ sơ nói trên (bao gồm cả các hồ sơ liên quan đến việc sử dụng nhà thầu phụ) phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm.